داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریت یک ابزار خیلی کاربردی برای مدیران پروژه و گروه های مربوطه است که می شود همه ی اطلاعاتی که احتیاج دارند را به آسانی بدست آورند.

داشبوردهای مدیریتی پیشنهاد های نوآورانه و مدرنی اند که مدیریت عملکرد مناسب را در همه ی سازمان شما ممکن می سازند.

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبوردهای مدیریتی به وسیله ی مدیران و رهبران تیم برای ردیابی عملکرد پروژه و گروه استفاده می گردد. برعکس بررسی‌های عملکرد، که اکثرا به تدریج انجام می‌شوند، داشبورد مدیریتی می‌تواند به مدیر کمک کند تا ایرادات عملکرد را در صورت بروز پیدا کند. این به این معنی است که آنها می توانند به سرعت به ریشه مشکل برسند و برای اعضای تیم که در حال مبارزه اند راهنمایی دهند.

نحوه ساخت داشبورد مدیریتی:

داشبورد مدیریت وسیله ای مفید است که برای دیدن داده ها و معیارهای مهم مثل KPI ها استفاده می شود. مدیران سطح C نیز به طرز وسیعی از استفاده داشبوردهای مدیریتی سود می برند چون آنها تصمیم گیری مبتنی بر داده را قوی می کنند و قضاوت را بر طبق آخرین و بروزترین اطلاعات ممکن می سازند.

نمونه های داشبورد مدیریت

داشبورد مدیریت وسیله ای است که برای شرح همه ی KPI های مهم مدیریت در یک مکان واحد، به اشتراک گذاشتن بینش با مدیران سطح C به مدلی کارآمد، و قادرسازی مدیریت برای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها بر طبق آخرین اطلاعات استفاده می‌شود.

کدام یک برای تجارت شما مناسب است؟

بیایید نگاهی به انواع اصلی داشبورد های داده بیندازیم:

استراتژیک – معطوف به استراتژی های طولانی مدت و معیارهای سطح بالا

عملیاتی - میانگین زمانی کمتر فرآیندهای عملیاتی را نشان می‌دهد

تحلیلی - حاوی مقادیر زیادی از داده های ایجاد شده توسط تحلیلگران است

تاکتیکی - در اواسط مدیریت برای تسریع در تصمیم گیری استفاده می شود

بیایید جزئیات بیشتری در مورد هر یک از این داشبوردها بررسی کنیم!

داشبوردهای استراتژیک

داشبورد استراتژیک ابزار گزارشگری است که برای نظارت بر استراتژی بلند مدت شرکت استفاده می شود. این داشبوردها معمولاً بسیار پیچیده هستند زیرا بینشی گسترده از یک تجارت را ارائه می دهند.

داشبوردهای استراتژیک بیشتر توسط مدیریت سطوح ارشد استفاده می شود.

هدف اصلی داشبوردهای استراتژیک ردیابی معیارهای عملکرد در برابر اهداف استراتژیک کل سازمان است. به همین دلیل، داشبوردهای استراتژیک حاوی خلاصه‌ای از عملکرد شرکت در بازه‌های زمانی تعیین‌شده سه ماهه یا حتی یک سال گذشته هستند.

یک داشبورد استراتژیک می تواند به طور موثر زمان مورد نیاز برای انجام یک KPI کسب و کار خاص را کاهش دهد و در عین حال هزینه های عملیاتی را در صورت توسعه مناسب کاهش دهد.

داشبوردهای عملیاتی

داشبوردهای عملیاتی برای نظارت بر عملیاتی که در دوره های کوتاه تری دوام می آورند استفاده می شود. اینطور که که این داشبوردها برای پیدا کردن فرآیندهای عملیاتی استفاده می شوند، بیشتر به وسیله ی سطوح پایین مدیریت اداره می شوند.

داشبوردهای عملیاتی رایج ترین نوع داشبوردهایی هستند که در شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرند زیرا هدف آنها نظارت و تجزیه و تحلیل فعالیت های یک شرکت در یک حوزه تجاری خاص است. آنها بر اساس داده های زمان واقعی هستند و به مدیران عملیاتی اجازه می دهند تا به صورت بصری و تعاملی به موضوعی که باید به سرعت رسیدگی شود اشاره کنند.

داشبوردهای عملیاتی همچنین برای ایجاد گزارش های عملیاتی استفاده می شوند که نمای دقیق تری از مجموعه داده های خاص ارائه می دهند.

داشبوردهای تحلیلی

داشبوردهای تحلیلی حاوی حجم وسیعی از داده ها هستند و هدف آنها تنها ارائه یک دید کلی از داده ها به سازمان است.

تحلیلگران وظیفه جمع آوری داده ها و ارائه آن به مدیران اجرایی برای ارائه پشتیبانی را بر عهده دارند.

داشبوردهای تحلیلی زمانی بسیار مفید هستند که یک شرکت با اطلاعات پیچیده و گسترده سروکار دارد و برای انجام تجزیه و تحلیل داده های تولید شده نیاز به تجسم دارد.

برخلاف داشبورد های عملیاتی که بر روی زمان واقعی تمرکز می‌کنند، داشبوردهای تحلیلی برای شناسایی روندها، مقایسه آن‌ها با چندین متغیر و ایجاد پیش‌بینی‌ها بر داده‌های تاریخی تکیه می‌کنند.

داشبوردهای تاکتیکی

داشبوردهای تاکتیکی در بررسی و نظارت بر فرآیندهای انجام شده به وسیله ی مدیریت طبقه متوسط ​​مورد استفاده قرار می گیرد. هدف اصلی آنها راهنمایی کاربران در فرآیند تصمیم گیری است.

این نوع داشبورد برای نظارت بر فرآیندهایی که از ابتکارات استراتژیک سازمان پشتیبانی می کنند عالی است.

میزان اطلاعات دقیق یک داشبورد تاکتیکی بین داشبورد استراتژیک و عملیاتی می باشد.

علاوه بر این، این داشبورد ها از ماهیت تعاملی داشبورد ها نهایت استفاده را می‌برند، زیرا تمایل به تجسم بیشتر داده‌ها نسبت به داشبورد های عملیاتی دارند.

اهمیت داشبوردهای پروژه

پروژه هایی که یک سازمان در آنها شرکت دارد مرکز اصلی عملیات تجاری موفق هستند. طرح‌هایی که استراتژیک هستند و بر حوزه‌های تجاری خاص تمرکز دارند، برای موفقیت کلی، رشد و پیشرفت چالش‌هایی که شرکت‌های مدرن با آن مواجه هستند، اساسی هستند.

این نوع داده‌های مالی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که مزیت رقابتی به دست آورند و موفقیت پروژه را با هزینه‌های اضافی کمی افزایش دهند.

بهره گیری از داشبورد مدیریت پروژه، به سازمانتان این امکان را می دهد هماهنگ تر، شایسته تر، منسجم تر و بهتر شود. کلا، داشبوردهای مدیریتی پیشنهاد های نوآورانه و مدرنی اند که مدیریت عملکرد مناسب را در همه ی سازمان شما ممکن می سازند.

داشبوردهای مدیریت پروژه چیست؟

تعریف مهم داشبورد مدیریت پروژه این است که دید کلی 360 درجه از وضعیت پروژه، نظریه ها و نقاط داده را شرح می دهد. این داده ها را مدل بین بخشی گردآوری می کند و نقطه های تماس پروژه را جمع میکند و آن ها را در یک رابط واحد ترکیب می کند.

داشبورد مدیریت یک ابزار خیلی کاربردی برای مدیران پروژه و گروه های مربوطه است که می شود همه ی اطلاعاتی که احتیاج دارند را به آسانی بدست آورند.

داشبوردهای مدیریت پروژه، به تیم این امکان را می دهد تا کارهای زیر را انجام دهد:

پروژه ها را به نوعی معنادار و منسجم تصور کنید

شاخص‌ها و معیارهای کلیدی عملکرد را دنبال کنید

با تبدیل داده ها و اطلاعات به کارهای قابل اجرا، نظریه های عملی را گسترش دهید

به شیوه ای ساده، داشبورد های پروژه وسیله های نظارتی مهم اند که به تیم ها این اجازه را می دهد چیزی را که برای آنها کار می کند، آنچه را که نیست، و تنظیمات لازم برای دستیابی به هدف ها را دنبال و مدیریت کنند.

چه چیزی یک داشبورد مدیریت پروژه خوب را می سازد؟

یک داشبورد مدیریتی طراحی شده است تا با راه اندازی تصمیمات مبتنی بر داده، به نتیجه گیری و قضاوت عملکرد تجاری خوب کمک نماید. داده های مهم را جمع آوری می کند، میزان کاری تیم را کم می کند و ارزش مدت عمر مشتری را بیشتر می کند.

اینطور که می دانیم، اساسی ترین هدف داشبورد پروژه، گرد‌آوری داده‌ها از چند نقطه داده و گزارش‌های پروژه با گذاشتن اطلاعات در یک رابط بصری و آسان برای استفاده است. تیم ها باید بتوانند در هر داشبورد پروژه ای که استفاده می کنند به راحتی اطلاعات ضروری برای موفقیت پروژه خود را استخراج نمایند.

داشبورد پروژه باید اطلاعات ضرروری را در زمان های مختلف در بر گیرد و جمع کند تا از جمع آوری اطلاعات بروز اطمینان داشته باشد. وقتی که داشبوردهای پروژه به شکل موثر همه ی نقاط داده مهم را پوشش نمی دهند، در خطر تصمیم گیری های بدی هستید که در مدت طولانی برای کسب و کار شما هزینه دارد.

وضوح و توانایی برجسته کردن داده ها

برای اینکه داشبورد پروژه بتواند نقش دلخواه خود را انجام دهد، باید داده های پراکنده را در یک طرح بندی روشن و مختصر گردآوری و بررسی کند تا مدیران پروژه و گروه ها بتوانند آن را درک کنند.

انعطاف پذیری و کنترل های کاربر گسترده

داشبورد مدیریت پروژه شما باید بسیار انعطاف پذیر باشد. می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت پروژه برای کنترل و مدیریت پروژه‌ها، بهبود برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، افزایش همکاری و ایجاد شیوه‌های کار از راه دور استفاده کنید.

داشبوردهای پروژه باید خیلی ساده برای استفاده و از نظر فنی پاسخگو باشند و در حال حاظر به تیم ها این امکان را دهند تا آنها را برطبق نیازهای خود تنظیم، اصلاح و سفارشی کنند.

5 نکته ای که باید هنگام ایجاد داشبورد مدیریت در نظر گرفت

هدف از داشبورد

بهترین داشبوردها همیشه هدفمند هستند. این به این معنی است که وقتی چیزهای خاصی را برای کاربران کلیدی اندازه‌گیری می‌کنند بهترین عملکرد را دارند.

کاربر هدف داشبورد

اهداف داشبورد، با در نظر گرفتن اینکه داشبورد برای چه موردی استفاده میشود داده هایی که در حال حاضر ردیابی می کنید.

قالب داشبورد شما

با جواب دادن به سوال های زیر می توان فرمت داشبورد درست را انتخاب کرد:

کاربر های اصلی که به داشبورد شما دسترسی می دهید چه افرادی اند و اولویت ها و دسترسی شان چطوی است؟

این کاربر های اصلی چند بار به داشبورد دسترسی می یابند ؟

آنها از کجا و چطور به داشبورد دسترسی می یابند؟

اگر توانستید به آسانی به سوال های بالا جواب دهید، وقت بسیار آسان تری برای شناسایی موارد استفاده قابل توجیه خواهید داشت و می توانید بیشترین سود را از داشبورد پروژه تان ببرید.

برای مثال، اگر داشبورد تان تنها یک یا دو بار در ماه قابل دسترسی است، می شود به شکل یک گزارش ثابت باشد. به شکلی که اگر به صورت روزانه به آن دسترسی داشته باشید، یک URL مشترک شاید عالی ترین راه برای رفتن است.

ملاحظات سبک

طوری که فرمت داشبورد مدیریت پروژه شما ضروری است، خیلی از کاربران می خواهند جنبه های سبک و رابط کاربری (UI) مرتبط را فراموش کنند. این دوره باید با دقت انجام شود و شما واقعا باید خود را به جای کاربران هدف بگذارید تا به بهترین نتیجه ها برسید.

ابزارهایی که به آنها دسترسی دارید

بررسی نهایی این چنین است که آیا وسیله هایی که در نسخه آخری داشبوردتان شرح می دهید خوب هستند یا خیر. مثل، اکسل یک ابزار عالی و منبع پیش فرض برای ایجاد و نظارت بر بیشتر مدل های آمار است. اما ایجاد داشبوردهای فعال در اکسل کار آسانی نیست و به دانش فنی خوبی نیاز دارد.

نحوه ایجاد بهترین داشبوردهای مدیریت پروژه

چیزی که در موارد داشبوردهای پروژه هست این است که هیچ مسیر واضحی برای ایجاد آن نیست. همه چیز به مدل هایی که داده هایتان را جمع آوری می کنید و شیوه ذخیره آنها بستگی دارد.

جمع آوری و مدیریت داده های حیاتی

درست ترین راه برای راه اندازی ساخت داشبورد مدیریت پروژه، شناسایی و فهرست نویسی همه ی منابع داده ضروری است. برای هر منبع مختلف، باید معین کنید که کدام فرمت برای صادرات داده بهتر است. CSV بهترین و پرکاربرد ترین فرمت برای استفاده است، زیرا دارای عملکردهای ریشه ای با Excel و Google Sheets می باشد.

با درست کردن یک لیست کامل از تمام منابع داده خود و شناسایی فرمت آنها شروع کنید. باید چیزی مثل  این به نظر برسد:

داده های ترافیک وب - فرمت CSV

اطلاعات مالی - فرمت های CSV و PDF

داده های کاربر – پایگاه داده SQL

بیشتر داشبوردهای مفید به شما این امکان را می دهد تا از داده ها در چند فرمت مختلف استفاده و اجرا کنید. اگر به هر دلیلی نتوانستید این کار را انجام دهید، باید راهی برای تبدیل سریع داده های خود و سازگار کردن آن با داشبورد خود بیابید.

معیارهای برتر خود را شناسایی کنید

هر کدام از منابع داده گوناگون شما باید میزان قابل شناسایی پیوست داشته باشد و دائما بروز بشود. این یک قدم مهم است که به شما اجازه می دهد بفهمید که آیا از کدام داشبورد، ثابت یا داینامیک استفاده کنید.

طرح داشبورد خود را ایجاد کنید

بهترین شکل های داشبورد مانند طرح‌بندی‌های کاملی است که به شما اجازه می‌دهد بدون هیچ زحمتی داده‌های خود را سامان دهید.

ما مدل های زیر را بررسی کرده ایم که باید برای بهترین چیدمان داشبورد دنبال نمایید:

عنصری هایی که از نظر اندازه بزرگتر هستند، نگاه هارا جذب می کنند و توجه بیشتری را به خود می گیرد. این طور است که ضروری ترین KPIهای خود را به شکل بزرگترین عناصر در داشبورد خود بگذارید.

از رنگ هایی که استاندارد هستند، مانند قرمز برای ضرر و سبز برای سود استفاده کنید تا به راهنمایی کاربران کمک کند و آنها را راحت تر کند.

داشبورد مدیریت و شاخص های کلیدی عملکرد

از نرم افزار داشبورد می شود برای فیلتر کردن اطلاعات و داده های ناخواسته نتیجه گرفت تا اطمینان داشته باشد که KPIهای واقعی به دست آمده و با مخاطب های مد نظر مربوط اند. بسیاری از KPI گوناگون را می توان به صورت آنلاین تماشا کرد و بعضی از آنها بر طبق عمودی صنعت فهرست شده اند، طوریکه بعضی دیگر به صورت افقی عمل می کنند.