ضرورت جانشین پروری در سازمان

مزیت برنامه ریزی جانشین پروری این است که اطمینان حاصل شود که یک شرکت همیشه رهبران مناسبی را در اختیار دارد، اگر تغییر سریع اتفاق بیفتد. با ناکامی در ایجاد یک برنامه منظم برای جانشینی، اگر شرکت شما بلافاصله پس از خروج یکی از پرسنل کلیدی شرکت خود را تطبیق ندهد، ممکن است شانس دومی پیدا نکند.

ثابت ترین چیز در مورد کسب و کار تغییر است و هیچ کس مصون نیست. اطمینان از آمادگی کسب و کار شما برای موارد اجتناب ناپذیر برای رشد و طول عمر آن ضروری است. بخشی از آماده سازی کسب و کار شما برای تغییر این است که بدانید چه کسی شرکت شما را به نسل بعدی هدایت می کند.

ضرب المثلی قدیمی وجود دارد که مزایای ذاتی برنامه ریزی جانشین پروری را به بهترین نحو توضیح می دهد: اگر در برنامه ریزی شکست بخورید، برنامه ریزی برای شکست دارید.

با این حال، زمانی که کسب و کار شما در حال پیشرفت است، و اقتصاد و آینده مالی شما امن به نظر می رسد، می تواند به سختی متوقف شود تا در نظر بگیرید که اگر به طور ناگهانی در آنجا نباشید چه اتفاقی برای شرکت شما می افتد.

مزیت برنامه ریزی جانشین پروری این است که اطمینان حاصل شود که یک شرکت همیشه رهبران مناسبی را در اختیار دارد، اگر تغییر سریع اتفاق بیفتد. با ناکامی در ایجاد یک برنامه منظم برای جانشینی، اگر شرکت شما بلافاصله پس از خروج یکی از پرسنل کلیدی شرکت خود را تطبیق ندهد، ممکن است شانس دومی پیدا نکند.

به هر حال، نمی‌توانید پیش‌بینی کنید که چه زمانی یک بیماری جدی، تصادف، فاجعه یا بیماری همه‌گیر رخ می‌دهد ، یا حتی فقط یک رویداد عادی زندگی کسی را به مسیر جدیدی می‌برد. اما می‌توانید برای آنچه که در صورت بروز یک مشکل بزرگ باید به آن رسیدگی شود، آماده شوید. تغییر در رهبری می آید.

اگرچه ممکن است فرآیندی زمان‌بر به نظر برسد، شش راه اصلی وجود دارد که برنامه‌ریزی جانشین پروری برای کسب‌وکار شما مفید است.

مزایای برنامه ریزی جانشین پروری عبارتند از:

کسب و کار شما را در برابر فاجعه مقاوم می کند

شما برای محافظت از شرکت در برابر طوفان، سیل و آتش سوزی، بیمه می خرید. شما برای دفاع از شرکت در برابر سرقت، سیستم های امنیتی نصب می کنید. و برای محافظت از اطلاعات اختصاصی کسب و کار خود، از داده ها در مکانی خارج از سایت نسخه پشتیبان تهیه می کنید.

بسیاری از صاحبان مشاغل به قدری مشغول فعالیت های روزمره شرکت خود هستند که برنامه ریزی جانشین پروری را در اولویت قرار نمی دهند.هر یک از این سناریوها می تواند یک کسب و کار را به طور منحصر به فردی آسیب پذیر کند.

به یاد داشته باشید: برنامه ریزی جانشینی گام دیگری در استراتژی رهبری ارشد شما برای محافظت از شرکت است ، چه از نظر فیزیکی برای موفقیت بلندمدت آن آماده باشید یا نه. شروع مکالمه ممکن است دلهره آور باشد، اما هر چه زودتر کار بر روی طرح جانشینی شما شروع شود، کسب و کار شما سریعتر برای مدت طولانی تقویت می شود.

واجد شرایط ترین رهبران آینده شما را شناسایی می کند

برنامه ریزی رسمی جانشین پروری شرکت شما را ملزم می کند:

موقعیت هایی را که برای موفقیت آتی شرکت حیاتی هستند، شناسایی کنید.

پرسنل های داخلی را با ارزش‌ها، مهارت‌ها و تمایل به تصدی آن مشاغل حیاتی شناسایی کنید.

با پرسنل های احتمالی در مورد علایق و برنامه های شغلی آنها صحبت کنید.

این مراحل حیاتی در برنامه ریزی جانشین پروری منجر به چندین مزیت می شود:

1- ساختاری برای آموزش و توسعه ایجاد می کند

برخی از پیشرفت‌های حرفه‌ای کارمند ممکن است به شکل مربیگری، راهنمایی، سایه کاری یا افزایش تدریجی مسئولیت‌های پیشرفته‌تر باشد. موقعیت های دیگر حتی ممکن است نیاز به بازگشت به مدرسه داشته باشد تا تحصیلات تکمیلی یا گواهینامه حرفه ای دریافت کند.

با استفاده زودهنگام از جانشینان بالقوه، به کارمندان زمان می‌دهید تا مهارت‌ها و تجربیاتی را که برای عملکرد خوب در نقش‌های ارشدشان نیاز دارند، به دست آورند. همچنین به کارمندان اجازه می دهید بدانند که مایلید در رشد آنها و همچنین رشد شرکت سرمایه گذاری کنید.

2-توجه بیشتری به یک کار دارد

هنگامی که مشتریان بالقوه شما تحت مربیگری قرار گرفتند، شرکت شما این شانس را دارد که شاید بهترین ابزار خود را برای رشد و شکوفایی درو کند. این زمانی اتفاق می افتد که دو رهبر نشسته اند و در مورد اینکه چرا کارها را به روش خاصی انجام می دهند صحبت می کنند.

به این ترتیب، برنامه ریزی جانشین پروری منجر به اثبات آینده شرکت شما می شود.

برعکس، زمانی که کارمندان بازنشسته می‌روند، می‌توانند به عنوان یک تابلوی صدا برای پرسش‌ها و نگرانی‌ها، عیب‌یابی مشکلات مشتری و موارد دیگر عمل کنند.

3-هویت برند را حفظ می کند

مکرراً اخباری از مدیران عاملی می شنوید که از بیرون با وعده های بزرگ وارد یک شرکت می شوند، اما در مدت کوتاهی شکست می خورند. متأسفانه، چنین استخدام های فاجعه باری اغلب به اعتبار شرکت و رشد بلندمدت آنها آسیب می رساند.

این معمولاً به این دلیل اتفاق می‌افتد که مدیر عامل خارجی ارزش‌های بنیادی و مأموریت شرکت جدید خود را درک نمی‌کند، زیرا به اصطلاح در آن «بزرگ نشده‌اند». آنها که می خواهند مهر خود را بر کسب و کار بگذارند، یا ناتوانی در درک نیازهای مشتری، سازمان را از برند اصلی خود دور می کنند.

مزایای برنامه ریزی جانشین پروری این است که به شرکت شما کمک می کند تا از این امر جلوگیری کند. با شناسایی و تهیه جانشین داخلی، شرکت شما تضمین می‌کند که توسط شخصی هدایت می‌شود که ارزش‌های آن را به اشتراک می‌گذارد و عمیقاً وعده برند شرکت، مشتریان و کارمندانش را درک می‌کند، زیرا خودشان آن را زندگی کرده‌اند.

4-به شرکت در برنامه ریزی بلندمدت کمک می کند

تغییر سریع اتفاق می افتد. وقتی شرکت شما بداند به کجا می رود، تیم شما می تواند برای آینده برنامه ریزی کند.

اگر جانشینی را به عنوان بخشی از برنامه های رشد کلی شرکت خود قرار دهید، مسیری را برای کارمندان بازنشسته ایجاد می کنید تا سال ها دانش به دست آمده خود را به سختی به دست آورده و روابط کاری مهم را قبل از ترک آنها تغییر دهند.

5 مرحله برای شروع برنامه جانشینی خود از طریق نمودار سازمانی

نمودار سازمانی چیزی بیش از یک تصویر فوری دو بعدی از سلسله مراتب شرکت شما است.

هنگامی که به درستی از آن استفاده می شود، یک سند زنده است که می توانید به عنوان یک ابزار قدرتمند برنامه ریزی نیروی کار از آن استفاده کنید. این به شما کمک می کند تا تصمیمات مربوط به کارکنان را بگیرید که باعث رشد می شود، از جمله آنهایی که درگیر برنامه ریزی جانشین پروری هستند.

بیایید پیوند بین نمودار سازمانی و طرح جانشین پروری را بررسی کنیم.

چرا به یک نمودار سازمانی نیاز دارید؟

بسیاری از رهبران شرکت های کوچک و حتی متوسط ​​تصور می کنند که از آنجایی که تجارت آنها بزرگ نیست، نیازی به نمودار سازمانی ندارند.

اما صرف نظر از اندازه شما، یک ساختار سازمانی به خوبی طراحی شده باید بخشی جدایی ناپذیر از برنامه ریزی استراتژیک شما باشد.

نمودار سازمانی موثر:

گردش کار و مسئولیت های کارکنان خود را توضیح می دهد

وظایف کارکنان، تعاملات و گزارش دهی را هدایت می کند

به کارمندان کمک می کند تا بفهمند کجا باید برای پشتیبانی یا پاسخ برای مسائل خاص مراجعه کنند

و اینکه بتوانید داده های منابع انسانی خود را از سطح بالا تجسم کنید، به شما کمک می کند تا شرکت خود را به گونه ای پایدار رشد دهید که از اهداف تجاری شما پشتیبانی کند.

چرا به برنامه جانشینی نیاز دارید؟

ثابت ترین چیز در مورد کسب و کار تغییر است و هیچ کس مصون نیست. اطمینان از آمادگی کسب و کار شما برای موارد اجتناب ناپذیر برای رشد و طول عمر آن ضروری است. بخشی از آماده سازی کسب و کار شما برای تغییر این است که بدانید چه کسی شرکت شما را به نسل بعدی هدایت می کند.

شما نیاز به یک طرح جانشین پروری دارید.

باید به شما در شناسایی، راهنمایی و توسعه کارکنان با پتانسیل بالا برای فرصت‌های رشد شغلی کمک کند. در حالی که نقش های رهبری ارشد باید محور اصلی استراتژی جانشینی شما باشد، این برنامه باید شامل تمام سطوح سازمان شما باشد. انجام این کار استراتژی شما را جامع تر و در نهایت قوی تر می کند.

چرا نمودار سازمانی و برنامه جانشین پروری شما دست به دست هم می دهند

به بیان ساده، نمودار سازمانی شما نشان می دهد که چه کسی در حال حاضر شرکت شما را رهبری می کند و برای آن کار می کند، و می توانید برنامه جانشینی خود را به عنوان نسخه فرضی آینده همان نمودار در نظر بگیرید.

هر دو ابزار زمانی که آنها را به روز نگه می دارید فعال و از نظر استراتژیک مرتبط می مانند. نمودار سازمانی شما باید هر زمان که تغییری در کارکنان وجود دارد، تجدید شود. و بهترین تمرین این است که برنامه جانشینی خود را سالیانه بازبینی کنید.

اگر شرکت شما چارت سازمانی رسمی ندارد، ایجاد یک طرح جانشین پروری بسیار دشوارتر از زمانی خواهد بود که داشتید.

اگر نمی توانید به وضوح ببینید که شرکت شما امروز کجاست، چگونه می توانید به طور دقیق برنامه ریزی کنید که می خواهید ساختار سازمانی شما در آینده چگونه باشد؟

در زیر پنج مرحله را مشاهده خواهید کرد که شما را در ایجاد یک نمودار سازمانی و استراتژی طرح جانشین پروری راهنمایی می کند که به شما امکان می دهد در صورت ترک کارمندان کلیدی، هر گونه اختلال در کسب و کار خود را به سرعت مهار کنید.

-1نیازهای کسب و کار خود را ارزیابی کنید

شما می‌خواهید برنامه جانشینی شما بر اساس نیازهای تجاری شما باشد نه فقط نیازهای فوری شما اگر امروز کسی شرکت شما را ترک کند، بلکه همچنین نیازهایی که احتمالاً با رشد شرکتتان خواهید داشت.

گاهی اوقات ما در مورد جاه طلبی های خود برای آینده به عنوان مثال، رشد 10 درصدی واضح هستیم، اما فراموش می کنیم که مردم تقریباً همیشه باید به ما کمک کنند تا به اهداف خود برسیم.

هنگامی که فرآیند برنامه ریزی جانشین پروری شما به این شکل آغاز می شود، اگر فردی شرکت شما را ترک کند، برای شما بسیار مفیدتر خواهد بود.

2. نقش های کلیدی را مشخص کنید.

با یک نمودار سازمانی، می توانید به راحتی کل شرکت خود را برای شناسایی نقش های حیاتی برای بهره وری و عملکرد کسب و کار خود بررسی کنید.

برای شناسایی تأثیرگذارترین موقعیت های خود، به هر نقش توجه کنید:

محدوده کنترل

تعداد کارمندان تحت نظارت

بودجه مدیریت شده است

اکنون به آینده فکر کنید:

آیا کارمندانی که تاثیرگذارترین نقش‌های شما را دارند در آستانه بازنشستگی هستند؟

اگر به هر دلیلی جای خالی ایجاد شود، چگونه در آن مناطق به خوبی به فعالیت خود ادامه می دهید؟

چه مهارت ها و صلاحیت هایی برای ایفای این نقش های کلیدی مورد نیاز است؟

اگر بتوانید از نمودار سازمانی خود برای شناسایی نقش ها برای موفقیت شما به عنوان یک شرکت استفاده کنید، بهتر می توانید برای خروج احتمالی در برنامه جانشینی خود آماده شوید.

3. قدرت (یا ضعف) خود را کامل ببینید.

تغییر قدرت پس از خروج یک کارمند با نفوذ، چالشی سنگین برای هر کسب و کاری است. زمانی که حس خوبی نسبت به نیمکت نشینان نداشته باشید، بسیار سخت تر است.

با یک نمودار سازمانی، می‌توانید به طور عینی‌تر کارکنانی را که قبلاً در تیم دارید، در حین توسعه برنامه جانشینی خود در نظر بگیرید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که هیچ کس از رقابت برای ارتقاء یا تغییر نقش در آینده کنار نمی رود.

علاوه بر این، نشان دادن دیدگاه گسترده ای که نمودار سازمانی شما ارائه می دهد به تیم مدیریتی به آنها کمک می کند تا نیروی کار شما را به طور کلی بشناسند و باعث افزایش دید در پایگاه استعداد شما شود. به این ترتیب، آنها می توانند کارکنان ارزشمند را فراتر از بخش های خود بشناسند.

همانطور که برنامه ریزی می کنید، در نظر بگیرید:

ما در حال حاضر چه کسی را داریم که بتواند نقشی کلیدی داشته باشد؟

آنها قبلاً چه مهارت هایی دارند؟

آنها باید چه مهارت هایی را کسب کنند تا بتوانند به بهترین نحو با نقش آینده خود مطابقت داشته باشند؟

برنامه توسعه ایجاد کنید تا آنها را به آنجا برسانید. همچنین در مورد کمبودهایی که دارید صادق باشید. اینها نقش هایی هستند که ممکن است لازم باشد در خارج از سازمان خود به دنبال آنها باشید.

و به یاد داشته باشید، برنامه ریزی جانشین پروری فقط بازیابی بلایا با هدف بالاترین سطوح شرکت شما نیست. در حالت ایده‌آل باید کل نیروی کار شما را شامل شود به خصوص هر نقش کلیدی که خارج از تیم اجرایی خود شناسایی کرده‌اید.

4. افرادی که برای ارتقاء آماده هستند را ردیابی کنید.

اکنون که فهمیدید سازمان شما چگونه می تواند تکامل یابد، می توانید برای چگونگی تکامل آن بلافاصله یا در کوتاه مدت برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی جانشین پروری موثر به معنای پر کردن جاهای خالی نیست. این در مورد یافتن شخصی است که پتانسیل این را دارد که شرکت شما را به سطح بالاتری برساند.

چه کسی به دنبال ترفیع یا شایسته ترفیع است؟

نمودار سازمانی شما می‌تواند کارمندانی را که دارای مهارت‌ها یا پتانسیل‌هایی هستند که فوراً موقعیت‌های باز را به عهده بگیرند، آسان‌تر می‌کند، به طوری که در صورت خروج شخصی، می‌توانید اختلال را به حداقل برسانید.

وقتی مواردی مانند رتبه‌بندی عملکرد و حقوق را در نظر بگیرید، ایده‌ای در مورد اینکه چه کسی واقعاً می‌تواند به کسب و کار شما در برداشتن گام بعدی کمک کند، می‌یابید.

یافتن نامزدهای داخلی با کمک نمودار سازمانی خود می تواند در زمان و هزینه صرف شده برای استخدام و آموزش افراد خارجی صرفه جویی کند.

5. گزینه های متعدد آینده را ببینید.

شما نمودار سازمانی خود را دارید که اکنون است. شما برنامه جانشینی خود را دارید که نشان می دهد چگونه ممکن است در دو تا سه سال آینده اوضاع پیشرفت کند.

اما هیچ وقت هیچ چیز طبق برنامه پیش نمی رود.

به همین دلیل است که شناسایی همه کارمندان بالقوه ای که می توانند نقش کلیدی را ایفا کنند بسیار مفید باشد. اگر انتخاب اول شما به نتیجه نرسید، نمودار سازمانی شما شناسایی بک آپ های قابل اجرا را آسان تر می کند.

داشتن گزینه های متعدد می تواند به شما امکان برنامه ریزی بهتر برای آینده را بدهد. اگر متوجه شدید که برای یک نقش حیاتی فاقد پشتیبان هستید، می‌دانید که زمانی را صرف توسعه مهارت‌های مورد نیاز یا ایجاد یک برنامه استخدامی برای کمک به پر کردن این شکاف‌ها در زمان مناسب کنید.

به طور خلاصه

کسب و کارها در هر اندازه در طول زمان با تغییرات زیادی کنار می آیند.

داشتن یک نمودار سازمانی و برنامه جانشین پروری که به صورت هماهنگ ایجاد و به روز می کنید به شما کمک می کند تا تکامل نیروی کار خود را به استراتژیک ترین شکل ممکن مدیریت کنید.

برای مشاهده توضیحات نرم افزارهای منابع انسانی و حضور و غیاب و حقوق و دستمزد کلیک کنید.