مدیریت امور پرسنلی و چرا نگهداری آنها مهم است

سوابق پرسنلی روش استانداردی برای ثبت رابطه یک کارمند با یک شرکت یا سازمان است. در برخی موارد، این سوابق حاوی اطلاعات نسبتاً کلی هستند، در حالی که سایر موارد، ممکن است شامل جزئیات خصوصی یا محرمانه باشند.

سوابق پرسنلی سوابق مربوط به کارکنان یک سازمان است و شامل اطلاعات جامع و انباشته شده است. سوابق پرسنل یا پرونده های پرسنلی معمولاً توسط بخش منابع انسانی سازمان نگهداری می شود و شامل بینش های مرتبط در مورد درخواست کارمند، شرح شغل، داده های حقوق و دستمزد و موارد دیگر است.

امور پرسنلی چیست؟

پرسنل در مقابل منابع انسانی

در محیط کسب و کار امروزی، پرسنل در مقابل منابع انسانی در ساده‌ترین عبارت تفاوت بین افراد و ابزارهای مورد استفاده در بخش منابع انسانی است. منابع انسانی به‌عنوان یک بخش، مسئول استخدام، عضوگیری و نگهداری پرونده‌های جدید و فعلی کارکنان است. برای ایجاد تمایز واضح بین دو مفهوم مدیریت این است که وظایف مدیریت پرسنل واکنشی هستند، در حالی که وظایف منابع انسانی فعال هستند.

به عنوان مثال، مدیریت پرسنل همیشه شامل جزئیات ورود یک فرد با مدارک مورد نیاز، ثبت نام مزایا و ایجاد پرونده کارمند بوده است. اگر کارمند در موقعیت های متناقض در دفتر مانند متهم شدن به آزار و اذیت درگیر باشد، مدیریت پرسنل به این موضوع رسیدگی می کند. این واکنشی است، زیرا بخش پرسنل هیچ کاری برای آموزش کارکنان در مورد اینکه چه چیزی رفتار مناسب است انجام نداد.

جزء منابع انسانی فعال است و منتظر بروز مشکلات نیست. دپارتمان‌های منابع انسانی برنامه‌ها و آموزش‌هایی را برای کمک به کارکنان برای درک تنوع، امنیت، رهبری و هر تعداد دیگری از برنامه‌هایی که برای توسعه کارکنان بهتر سرمایه‌گذاری می‌کنند، توسعه می‌دهند یا قرارداد می‌بندند. با افزایش مقرراتی که هر کارفرما باید در سطح ایالتی و فدرال از آن پیروی کند، تعداد فزاینده ای از وظایف به جای مدیریت پرسنل، متوجه منابع انسانی است.

هدف این بخش کمک به شرکت در داشتن بهترین و درخشان ترین استعدادها از منابع خارجی و داخلی است. هنگامی که کارمندان آینده نگر می بینند که یک شرکت روی پرسنل خود سرمایه گذاری می کند، آن را به یک شرکت جذاب تر تبدیل می کند و آن را به جایی تبدیل می کند که مردم بخواهند کار کنند.

چندنوع سوابق پرسنل و چرا نگهداری آنها مهم است

سوابق پرسنلی روش استانداردی برای ثبت رابطه یک کارمند با یک شرکت یا سازمان است. در برخی موارد، این سوابق حاوی اطلاعات نسبتاً کلی هستند، در حالی که سایر موارد، ممکن است شامل جزئیات خصوصی یا محرمانه باشند. صرف نظر از نوع فایل، سوابق پرسنل باید مرتباً به روز شوند تا از کارایی و موفقیت عملیاتی اطمینان حاصل شود.

سوابق پرسنلی چیست؟

سوابق پرسنلی سوابق مربوط به کارکنان یک سازمان است و شامل اطلاعات جامع و انباشته شده است. سوابق پرسنل یا پرونده های پرسنلی معمولاً توسط بخش منابع انسانی سازمان نگهداری می شود و شامل بینش های مرتبط در مورد درخواست کارمند، شرح شغل، داده های حقوق و دستمزد و موارد دیگر است.

6 نوع متداول سوابق پرسنلی که باید حفظ شود

در حالی که مجموعه ای از سوابق پرسنلی وجود دارد که یک سازمان ممکن است استفاده کند، همه این اسناد در یکی از شش دسته قرار می گیرند. از میان این دسته‌ها، رایج‌ترین مواردی که به آنها ارجاع می‌شود، اسناد و گزارش‌های مربوط به عملکرد شغلی است.

اطلاعات عمومی: این گروه شامل اطلاعات شخصی مانند نام کامل کارمند، تاریخ تولد، شماره تامین اجتماعی، شماره تلفن، آدرس و احتمالاً شماره تماس اضطراری کارمند است.

اسناد استخدام: اکثر کارفرمایان به اسنادی که در فرآیند استخدام استفاده می‌شوند، مانند درخواست‌های استخدام، شرح شغل، و رزومه یا نامه‌های پوششی پایبند هستند.

قراردادهای کارمند: در برخی مواقع، جنبه های روابط کارفرما و کارمند توسط اسناد رسمی مانند قراردادهای اتحادیه، قراردادهای غیر رقابتی، و قراردادهای محرمانه یا عدم افشا کنترل می شود.

غرامت: سوابق مربوط به غرامت (و اطلاعات مزایا) شامل فرم های ذینفع، سوابق حقوق و دستمزد و کارت های زمان برای سال های گذشته است.

عملکرد شغلی: این بخش نسبتاً گسترده است، اما می‌تواند شامل ارزیابی عملکرد، اقدامات اصلاحی، نامه‌های انضباطی، جوایز، نامزدی، تحصیلات، مدارک تحصیلی، سوابق آموزشی، یا ترفیعات در آژانس باشد.

اطلاعات پس از استخدام: به همان روشی که کارفرمایان اسناد استخدام را حفظ می کنند، بسیاری از آنها اطلاعات پس از استخدام را نیز ثبت می کنند. این اسناد مواردی مانند نامه استعفا یا پایان خدمت، ارزیابی عملکرد نهایی و چک حقوق نهایی هستند.

چند رکورد که باید در یک فایل جداگانه و محرمانه نگهداری شود

این یک ایده خوب  و اغلب از نظر قانونی لازم است ، این است که برخی از سوابق و اطلاعات کارمندان را در یک پرونده محرمانه که جدا از بقیه مدارک شما است نگهداری کنید. مدیریت صحیح سوابق پرسنل ممکن است تلاش بیشتری را انجام دهد، اما این یک گام ضروری برای محافظت از حریم خصوصی همه کارمندان یا اعضای کارکنان است.

نتایج بررسی پیشینه: نتایج بررسی پیشینه از تأیید اشتغال گذشته تا سابقه اعتباری و سابقه کیفری متقاضی را در بر می گیرد. انجام بررسی پیشینه برای اطمینان از ایمنی و امنیت هر کارمند انجام می شود.

اسناد دعوی: دعوا فرآیندی برای رسیدگی به اختلافات در سیستم دادگاه است. اسناد مربوط به یک دعوی قضایی (یعنی خود اقدام مورد اعتراض یا تصمیم نهایی قاضی) باید همیشه در یک پرونده محرمانه ذخیره شود.

سوابق پزشکی: هر گونه اسناد مربوط به استخدام که حاوی اطلاعات پزشکی است باید مستقل از سایر پرونده های پرسنل ذخیره شود، بنابراین هیچ چیز سهوا فاش نمی شود یا با کارمند دیگری به اشتراک گذاشته می شود.

تحقیقات کارمند: اسنادی که به اقدامات انضباطی یک کارمند یا تحقیقات منابع انسانی در مورد ادعای کارمند اشاره می‌کنند، باید در یک پرونده محرمانه محافظت شوند که توسط سایر کارکنان دفتر قابل دسترسی نباشد.

با قانون مطابقت دارد به یک اختلاف حقوقی کمک می کند.

اگر سازمان شما خود را در وسط یک اختلاف حقوقی می بیند، خوشحال خواهید شد که مجموعه ای از پرونده های پرسنل برای پشتیبانی از پرونده خود داشته باشید. نگهداری سوابق پرسنل به شما امکان می دهد تا تاریخچه ای مکتوب در مورد یک رویداد (یا رویدادهای) تعیین شده حفظ کنید، و در مراحل قانونی، این نوع اسناد می تواند برای نتیجه نهایی بسیار مهم باشد. فایل های مدیریت شده بهترین راه برای استناد به ترفیع کارمندان، افزایش حقوق، اقدامات انضباطی یا حتی اخراج هستند و این نوع شواهد فیزیکی می تواند کمک زیادی به تضمین یک تصمیم عادلانه و متعادل کند.

ترفیع یا فسخ را تعیین می کند

دلیل دیگری که توصیه می‌شود پرونده‌های پرسنل را به‌روز نگه دارید این است که به تعیین ترفیع‌ها کمک می‌کنند  و گاهی اوقات دلایل فسخ را نیز آشکار می‌کنند. اگر سازمان شما سوابق خود را اصلاح و بهبود ندهد، نظارت بر عملکرد کارکنان و سطوح بهره‌وری بسیار دشوار است. اما زمانی که به مستند کردن تأخیر، غیبت و عملکرد شخصی توجه کنید، بهتر می توانید ردیابی کنید که کارمندان در کجا پیشرفت می کنند یا کوتاهی می کنند و سپس بر اساس این اطلاعات در صورت نیاز اقدام کنید.

دیجیتالی کردن سوابق پرسنل شما

به روز رسانی سوابق پرسنل شما بخشی ضروری از هر بخش منابع انسانی است که به خوبی سازماندهی شده است، و با این حال، رسیدگی به تمام این مدارک می تواند کاری دلهره آور (و پایان ناپذیر) به نظر برسد. خبر خوب این است که دیجیتالی کردن پرونده های پرسنل شما کارها را برای هر تیم آسان تر و ساده تر می کند. با استفاده از سوابق دیجیتال، دیگر لازم نیست با کمدهای بایگانی درهم و برهم سر و کار داشته باشید، و در عوض اسناد مهم خود را به راحتی از طریق ابر آپلود کرده و در دسترس قرار دهید که بسیاری معتقدند امن ترین و کارآمدترین راه برای مدیریت اسناد و فرآیندها است.

سوالات متداول ثبت پرسنل

چه کسی حق دارد سوابق پرسنلی شما را ببیند؟

در بیشتر شرایط، پرونده‌های پرسنل کارکنان باید به عنوان سوابق خصوصی تلقی شوند که متعلق به سازمان و کارمند مربوطه است. با این گفته، تنظیم خط مشی ای می تواند مفید باشد که تصدیق کند چه کسی حق مشاهده سوابق پرسنل را دارد، مانند سرپرست یا مدیر کارمند (علاوه بر خود کارمند).

چرا نگهداری سوابق پرسنل مهم است؟

حفظ سوابق پرسنل مهم است زیرا این اسناد تاریخچه مکتوب هر اتفاقی را که در طول مدت استخدام اتفاق افتاده است ارائه می دهد. به همین دلیل، سوابق پرسنل برای حمایت از اقداماتی مانند ترفیع، افزایش حقوق و حتی اقدامات انضباطی مورد نیاز است.

مدارک اصلی که باید در پرونده پرسنلی باشد چیست؟

سوابق پرسنل باید برای هر کارمند از تاریخ رسمی استخدام نگهداری شود. اسناد اصلی برای تشکیل پرونده شامل اطلاعات عمومی (نام، آدرس، شماره تلفن) است. فرم های استخدام (برنامه، رزومه، شرح شغل)؛ قراردادهای رسمی کارمندان (قراردادهای اتحادیه، قراردادهای غیر رقابتی)؛ داده های غرامت یا حقوق؛ ارزیابی عملکرد؛ و اطلاعات پس از استخدام (نامه پایان خدمت، بررسی نهایی).

برای مشاهده توضیحات نرم افزارهای منابع انسانی و حضور و غیاب و حقوق و دستمزد کلیک کنید.