نکات مهم برای خرید نرم افزار

نکات مهم برای خرید نرم افزار چیست؟                                                    

پارامترهای مختلفی برای انتخاب و یا خرید یک نرم افزار ایده آل مطرح است که باید به آنها توجه داشت. برخی از این پارامترها شامل امنیت، کیفیت، سرعت، سازگاری، انعطاف پذیری نرم افزار و غیره است. در این مقاله هر یک از این پارامترها به طور کامل شرح داده خواهند شد.

زمانی که تصمیم به انتخاب یا خرید یک نرم‌افزار ایده آل برای محیط کار گرفته می‌شود، دنیایی از نگرانی و استرس ازجمله قیمت‌های بسیار بالا به وجود می‌آید و تصمیم‌گیری را سخت می‌کند. به‌ویژه اگر خاطره خوبی از نرم‌افزارهای مورد استفاده قبلی در ذهن وجود نداشته باشد؛ اما واقعیت اینجاست که این نگرانی‌ها تنها برای قیمت نبوده و مسائل مهم‌تری را شامل می‌شوند.

• چگونه می‌توانیم software را انتخاب کنیم که مشکلات ما را حل نماید؟ • بهترین گزینه‌هایی که باید در انتخاب یک software در نظر بگیریم چه چیزهایی می‌تواند باشد؟

برخی از نکات مهم در انتخاب یک نرم افزار ایده آل چیست؟

1. امنیت نرم افزار 

یکی از مهم‌ترین شاخصه‌های انتخاب یک نرم‌افزار خوب امنیت نرم‌افزار است. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که دارای مجوزهای لازم در این زمینه باشد. با رؤیت مجوز معتبر، شما مطمئن خواهید شد که شرکتی متخصص با استانداردهای روز جهانی نرم‌افزار مورد نظر را تست کرده و این منجر به اخذ گواهی امنیت شده است. اگر به گواهینامه ارائه شده مشکوک شدید حتماً آن را استعلام نمایید تا از صحت آن اطمینان حاصل کنید.

ضمناً توصیه اکید می‌شود اگر software انتخابی شما تحت شبکه کار می‌کند، حتماً نرم‌افزاری را انتخاب نمایید که از پروتکل SSL برای امنیت شبکه پشتیبانی نماید. ضمناً، سطوح دسترسی را نیز بررسی نمایید. سطوح دسترسی باید در سطح اطلاعات، فرم‌ها، دکمه‌ها دسترسی جزءبه‌جزء وجود داشته باشد.

1. یکپارچگی تمامی زیر سیستم های ERP

 امروزه نرم‌افزارهای جزیره جزیره منسوخ شده‌اند و سیستم‌های ERP جای آنها را گرفته‌اند. شما باید به دنبال یک محصول یکپارچه باشید. برای این موضوع دقیقاً مشخص کنید چه واحدهایی از طریق نرم‌افزار باید با هم مرتبط باشند و آن را برای طراح و کارشناس نرم‌افزار توضیح دهید تا بتوانید بهترین استفاده را از ظرفیت نرم‌افزار ببرید. یکپارچه بودن نرم‌افزار از بسیاری از دوباره‌کاری‌ها جلوگیری می‌کند و کلیه اطلاعات شما در یک پایگاه داده ذخیره می‌گردد؛ بنابراین فقط یک سرور می‌تواند کلیه نیازهای شما را پاسخگو باشد.

1. تحت وب بودن ( Full Webbase )

امروزه کاربران تمایل دارند بدون نیاز به نصب، از نرم‌افزار کاربردی استفاده نمایند. این نیاز می‌تواند با قابلیت تحت وب بودن امکان‌پذیر شود. علاوه بر مورد ذکرشده تحت وب بودن این امکان را فراهم می‌کند که از هر مکانی بتوان (دورکاری) از نرم‌افزار استفاده نمود و این امر خدمت‌دهی را به‌شدت افزایش می‌دهد.

1. کیفیت نرم افزار(QC) 

یکی از مهم‌ترین مقوله‌ها که باید در نظر گرفته شود QC یا همان کنترل کیفیت software است که باید شرکت مجوزهای لازم را در این زمینه کسب نموده باشد. با رؤیت گواهی کنترل کیفیت شما خیالتان از بسیاری مسائل فنی راحت می‌گردد. به‌عنوان مثال اگر تعداد کاربران در حد زیادی افزایش یابد، نرم‌افزار چه عکس‌العملی از خود نشان می‌دهد؟ نرم‌افزار در بار زیاد چطور منابع را مدیریت می‌کند؟

درمجموع سیستم باید استاندارهای خیلی زیادی را پشت سر گذارد تا این مجوز را به شرکت تولیدکننده نرم‌افزار اعطا نمایند؛ بنابراین بهتر است روی این موضوع تکیه کنید.

1. سرعت نرم افزار

وقت طلاست، این جمله را هرکدام از ما بارها شنیده‌ایم و همان‌طور که می‌دانیم امروزه در عصر سرعت قرار داریم. پس نرم‌افزار ایده آل ما باید قابلیت این را داشته باشد که زمان انجام کارها را برای ما به حداقل ممکن برساند. نرم‌افزاری که می‌خواهیم استفاده کنیم باید تحت وب سبک و سریع باشد تا نیاز به نصب نرم‌افزارهای جانبی نیز نداشته باشد و در حد امکان با جستجوگرهای مختلف سازگاری داشته باشد.

1. میزان مصرف منابع توسط نرم افزار

وقت طلاست، این جمله را هرکدام از ما بارها شنیده‌ایم و همان‌طور که می‌دانیم امروزه در عصر سرعت قرار داریم. پس نرم‌افزار ایده آل ما باید قابلیت این را داشته باشد که زمان انجام کارها را برای ما به حداقل ممکن برساند. نرم‌افزاری که می‌خواهیم استفاده کنیم باید تحت وب سبک و سریع باشد تا نیاز به نصب نرم‌افزارهای جانبی نیز نداشته باشد و در حد امکان با جستجوگرهای مختلف سازگاری داشته باشد.

1. سازگاری نرم افزار 

هرچقدر software با ویژگی‌های شما سازگارتر باشد، کار با آن راحت‌تر و دل‌پذیرتر خواهد شد. در ابتدا نیازهای مجموعه خود را روی کاغذ آورده و اولویت‌بندی نمایید. نرم‌افزار باید این توانایی را داشته باشد تا اولویت‌های مهم شما را پشتیبانی نماید.

1. انعطاف پذیری نرم افزار 

نرم‌افزاری که می‌خواهید انتخاب کنید تا حد امکان باید پارامتریک طراحی شده باشد تا با تنظیمات ساده بتوانید آن را بر اساس سلیقه سازمان خود مطابق کنید. مطمئن شوید نرم‌افزاری که خریداری می‌کنید آمادگی پوشش این قبیل تغییرات را داشته باشد. امروزه برخی نرم‌افزارها با ابزارهایی مانند فرم ساز، گزارش ساز، طراحی مسیر گردش کار و نامه ساز، توانسته‌اند بخش عمده‌ای از نیازهای کاربران را مرتفع نمایند.

1. ظاهر خوب نرم افزار

کاربران سیستم دائماً با software مشغول کار هستند و دوست دارند نرم‌افزار محیطی زیبا و کاربرپسند داشته باشد و تا حدی بتوانند رنگ صفحات، میز کار شخصی و غیره را تغییر دهند. علاوه بر آن ظاهر software نباید پیچیده باشد و کاربر بتواند به‌آسانی به منوها با طبقه‌بندی مناسب دسترسی داشته باشد.

1. ارئه نرم افزار به صورت سرویس یا SAS

بیش از 10 سال است که مشتریان مخصوصاً مشتریان اروپایی تمایل پیدا کرده‌اند نرم‌افزارهای خود را به‌صورت SAS (سرویس) دریافت نمایند. در این روش شرکت تولیدکننده علاوه بر زیرساخت نرم‌افزاری باید کلیه زیرساخت سخت‌افزاری اعم از سرور، پهنای باند، امنیت و تمامی مواردی که در بالا ذکر شد را فراهم آورد. اگر شرکتی این بستر را برایتان فراهم کرد و (SLA Service Level Agreement) هم داشت درنگ نکنید. SLA تفاهم‌نامه سطح کیفی خدمات و یا ضمانت‌نامه کیفیت خدمات، قراردادی است حقوقی فی‌مابین ارائه‌دهنده و استفاده‌کننده از خدمات که جهت تضمین پارامترهای کیفی سرویس منعقد می‌گردد. این موضوع بسیاری از مسائلی که معمولاً بین فروشنده و خریدار پیش می‌آید را برطرف خواهد کرد و مضاف بر آن شما دیگر نیاز به خرید سرور، پهنای باند بالا، فایروال، UPS، نیروی فنی مجرب و... نخواهید داشت و به عبارتی همیشه توپ در زمین فروشنده است. شما از این طریق می‌توانید مقالات مرتبط با این موضوع را مطالعه نمایید.

1. قیمت نرم افزار

قیمت از مؤلفه‌های مهم در تصمیم‌گیری هر نوع خریدی است اما یک ضرب‌المثل معروف انگلیسی نیز می‌گوید: ما آن‌قدر پول‌دار نشده‌ایم که جنس‌های ارزان بخریم. این مثل در خرید software نیز صادق است زیرا ما با انتخاب یک software درست و کارآمد می‌توانیم از خیلی دوباره‌کاری‌ها، گردش کارهای مازاد، کاغذبازی‌ها و... جلوگیری نماییم و اثربخشی کاری را در سازمان خود افزایش دهیم. همچنین یک نرم‌افزار خوب باید توجیه اقتصادی بالایی برای سازمان به ارمغان بیاورد. به‌عبارت‌دیگر باید با اجرای سیستم نرم‌افزاری بتوانیم بسیارِ از هزینه‌های فعلی که پنهان هستند را حذف کنیم و خدمات به مشتریان را افزایش دهد.

توجه داشته باشید قیمت در انتخاب یک software نباید منجر به این شود که یک software ضعیف انتخاب کنید؛ زیرا آنچه در اصل شما از دست می‌دهید زمانی است که صرف کرده‌اید و پس از چند مدت دیگر مجدداً مجبور هستید دنبال یک محصول خوب باشید.

1. خدمات پس از فروش نرم افزار

شاید به جرأت بتوان گفت یکی از مهم‌ترین عوامل انتخاب یک software خوب خدمات پس از فروش یا همان پشتیبانی است. برای این موضوع شما می‌توانید نامه‌های تأیید software، نامه‌های حسن انجام کار مشتریان و شرکت فروشنده را بررسی کنید و یا از طریق استعلام تلفنی از نحوه خدمات‌رسانی آنها مطلع شوید.

1. آموزش و استقرار نرم افزار

معمولاً همه شرکت‌های نرم‌افزاری همراه با خرید software، آموزش استفاده از آن را به شما خواهند داد. این آموزش می‌تواند به‌صورت حضوری و یا کلاس مجازی و یا توسط جزوات، سی دی آموزشی و راهنمای سیستم که به شما ارائه می‌شود انجام بگیرد؛ اما نکته مهم آن است که در طی کار با یک software جدید سؤالاتی مطرح می‌شود که کاربر استفاده‌کننده از software نیازمند به دریافت پاسخ آنهاست. مطمئن شوید شرکت تولیدکننده نرم‌افزار بتواند در این زمینه نیز برای شما سرویس‌دهی مناسبی داشته باشد؛ زیرا هیچ‌چیز کلافه کننده تر از یک نرم‌افزار جدید و ناآشنا نیست.

مطمئن شوید شرکت ارائه‌دهنده software خواهد توانست شما را در هر لحظه به‌صورت تلفنی یا آنلاین و یا حضوری کمک‌رسانی کند.

1.  سرویس پشتیبانی HOT LINE 

بسیاری از شرکت‌های معتبر جهت افزایش سطح رضایت‌مندی مشتریان خود، یک خط ویژه جهت پشتیبانی در اختیار مشتریان خود قرار داده‏اند که تا ساعاتی از شب به مشتریان خود سرویس ارائه دهند. این موضوع نشان از آن دارد که شرکت تولیدکننده نرم‌افزار، برای مشتریان خود اهمیت ویژه‌ای قائل است. پاسخگویی به مسائل و سؤالات مشتریان یکی از مهم‌ترین عوامل انتخاب نرم‌افزار است.

1.  روش دریافت خدمات فنی 

ممکن است فاصله مکانی شما با تولیدکننده نرم‌افزار زیاد باشد. بخصوص شرکت‌های تولیدی که در شهرک‌های صنعتی حومه شهرهای بزرگ قرار داشته و رسیدن به آنها خود یک مسافرت است. کنترل کنید در صورتیکه دچار مشکل فنی شوید شرکت طراح چگونه به شما سرویس‌دهی می‌کند. این موضوع در حالت سرویس منتفی است.