گزارش سالیانه منابع انسانی چیست و چطور تهیه می شود؟

بخش مهمی از تهیه گزارش سالانه تاثیرگذار منابع انسانی شامل معیارهای مناسب برای تعیین کمیت چگونگی تاثیر منابع انسانی بر اهداف استراتژیک و عملکرد سازمانی است.

گزارش سالانه منابع انسانی نه تنها نتایج تلاش‌های استراتژی افراد در سال گذشته را خلاصه می‌کند، بلکه مسیر پیش رو را نیز ترسیم می‌کند. با در نظر گرفتن این موضوع، دانستن مواردی که باید در گزارش سالانه منابع انسانی گنجانده شود برای هر فردی در تیم منابع انسانی ضروری است.

گزارش سالانه منابع انسانی راهی برای دیدن ارزشی است که منابع انسانی برای کسب و کار دارد. هم دستاوردها و هم چالش های تجربه شده در سال را پوشش می دهد. علاوه بر این، نحوه کمک بخش منابع انسانی به عملکرد، OKR ها و اهداف استراتژیک شرکت شما را برجسته می کند.

فهرست

گزارش سالانه منابع انسانی چیست؟

معیارهایی که باید در گزارش سالانه منابع انسانی گنجانده شود

نحوه تهیه گزارش سالانه منابع انسانی

گزارش سالانه منابع انسانی چیست؟

هر ساله کمیته اجرایی در کنار تیم منابع انسانی باید عملکرد کسب و کار و عملکرد کارکنان را به دقت تجزیه و تحلیل کند. برای انجام این کار، آنها یک گزارش سالانه منابع انسانی تهیه کردند که نمایی اجمالی از دستاوردها و موانع مربوط به مسائل مردم ارائه می دهد.

گزارش سالانه منابع انسانی نه تنها نتایج تلاش‌های استراتژی افراد در سال گذشته را خلاصه می‌کند، بلکه مسیر پیش رو را نیز ترسیم می‌کند. با در نظر گرفتن این موضوع، دانستن مواردی که باید در گزارش سالانه منابع انسانی گنجانده شود برای هر فردی در تیم منابع انسانی ضروری است. در نظر بگیرید که به چه کسانی ارائه خواهید کرد و چه نوع اطلاعاتی بیشترین تأثیر را برای آنها خواهد داشت.

هدف از گزارش منابع انسانی

هدف گزارش سالانه منابع انسانی این است که:

یک نمای کلی از روند کارمندان و شرکت ارائه می دهد و تضمین می کند که شیوه های منابع انسانی با KPI یا OKR های مختلف همسو هستند. و اینکه متخصصان منابع انسانی معمولاً گزارش‌های هفتگی یا ماهانه شرح می‌دهند، گزارش سالانه یک نمای کلی مهم برای تصمیم‌ گیری استراتژیک طولانی مدت ارائه می دهد.

به ذینفعان بینش دقیقی در مورد سازمان ارائه می دهد که چندان واضح نیست، مروری بر ابتکارات و نتایج کلیدی سال گذشته ارائه می دهد، شامل اطلاعات کمی و کیفی است.

به منابع انسانی اجازه می دهد معیارهای کلیدی نیروی کار و موفقیت ها یا شکست ها را اندازه گیری و پیگیری کند

جهت تعیین اهداف دقیق و واقع بینانه برای سال بعد را فراهم می کند

ارائه یک سال گذشته نگر کیفی که ذینفعان را قادر می سازد تا یک برنامه پیگیری ایجاد کنند.

معیارهایی که باید در گزارش سالانه منابع انسانی گنجانده شود:

12 کارکرد کلیدی منابع انسانی وجود دارد، و گزارش سالانه منابع انسانی شما می‌تواند در صورت لزوم شامل معیارهایی از همه این عملکردها باشد. تصمیم گیرندگان به اطلاعات مناسب در زمان مناسب نیاز دارند، بنابراین شما باید معیارهای خود را بر اساس موارد زیر درج کنید:

ذینفعان: گزارش سالانه HR خود را به عنوان یک مدل plug-and-play در نظر بگیرید، جایی که معیارهای مناسب را می توان بر اساس افرادی که به گزارش نگاه می کنند ارائه کرد. تیم منابع انسانی شما ممکن است برای ارزیابی عملکرد خود به کل گزارش نیاز داشته باشد، در حالی که مدیر عامل ممکن است فقط بخواهد مهمترین مسائل را یادداشت کند.

اهداف سازمان شما: بر اساس اهداف تجاری برای آن سال، باید گزارش سالانه منابع انسانی خود را مطابق با آن تنظیم کنید. به عنوان مثال، اگر تصمیم کلیدی کسب و کار رشد از طریق تبلیغات داخلی بود، باید معیارهای مرتبط با آن را در نظر بگیرید.

در اینجا 15 معیار وجود دارد که باید در زیر مجموعه‌های استخدام، حفظ، آموزش، توسعه و مشارکت گنجانده شود:

معیارهای استخدام

معیارهای استخدام برای اندازه گیری موفقیت فرآیند استخدام شما و بهینه سازی فرآیند استخدام نامزدها برای کسب و کار شما استفاده می شود. آنها داده های لازم برای بهبود فرآیند استخدام شما را ارائه می دهند، که مستقیماً بر روی نتیجه کسب و کار شما تأثیر می گذارد.

معیارهای استخدام زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:

-1هزینه به ازای هر استخدام

 این معیاری است از کارایی و مقرون به صرفه بودن کل فرآیند استخدام شما. این شامل هر دو هزینه داخلی (انطباق، ابزار، هزینه های اداری، و غیره) و هزینه های خارجی (بررسی سابقه، هزینه های منبع، سفر، بازاریابی، و غیره) است. این بینشی در مورد هزینه های استخدام تان و اینکه چطور می توانید پول خرج شده در هر مرحله استخدام را بهینه کنید، ارائه می دهد.

-2زمان رسیدن به بهره‌وری، عملکرد

 این اندازه‌گیری می‌کند که چقدر طول می‌کشد تا استخدام‌های جدید به سرعت بالا بروند و بهره‌ور باشند. این اندازه گیری زمان بین اولین روز استخدام و نقطه ای است که کارکنان به طور کامل به سازمان کمک می کنند.

-3نسبت مصاحبه به استخدام

 این نشان دهنده تعداد مصاحبه هایی است که یک مدیر استخدام باید قبل از ارائه پیشنهاد انجام دهد. این یک معیار مفید برای گنجاندن است زیرا نشان می دهد که چند ساعت برای مصاحبه صرف شده است. همچنین نشان می‌دهد که آیا از روش‌های صحیح منبع‌یابی استفاده می‌شود یا نه، وضوح آگهی شغلی و همسویی بین استخدام‌کننده و مدیر استخدام‌کننده.

-4گردش مالی جدید

 این درصدی از کارمندهایی است که شرکت شما را در یک دوره معین، معمولاً در سال اول ترک می کنند. برای محاسبه گردش مالی جدید، تعداد استخدام‌های جدید را بر تعداد کل کارکنانی که در همان دوره ترک کرده‌اند تقسیم کنید. این کیفیت برنامه حضور شما و میزان همسویی شغل شما با استخدام جدید را اندازه گیری می کند. این همچنین نشان‌دهنده سالم بودن فرهنگ سازمانی شماست، زیرا اگر تعداد افراد زیادی در سال اول ترک کنند، می‌دانید که مشکلی وجود دارد.

معیارهای حفظ

استخدام کارمند مناسب برای سازمان شما خیلی مهم است و حفظ آنها از اهمیت زیادی دارد. به همین دلیل است که معیارهای حفظ کارکنان شما بخش مهمی از گزارش سالانه منابع انسانی است. سنجه‌های حفظ، نمای کلی از چرایی ماندن کارکنان را ارائه می‌دهد و می‌تواند برای نظارت بر کارکنان در معرض خطر و همچنین کاهش فرسایش درازمدت استفاده شود.

5-تعداد نیروی کار

 تعداد کارکنانی که در یک لحظه معین در شرکت شما کار می کنند. این شامل کارگران تمام وقت، کارگران قراردادی، مترجمان آزاد و غیره می شود. برای اینکه گزارش سالانه قابل درک باشد، نموداری را اضافه کنید که تعداد کارمندان را در مقاطع مختلف سال نشان می دهد، یا اگر تغییرات قابل توجهی در آن دوره وجود داشت، توضیحات اضافی ارائه دهید.

-6جمعیت و تنوع

 این تعداد کارمندان شما را در هر دسته جمعیتی و تنوع نشان می دهد. بر اساس اهداف شرکت شما از نظر جمعیتی و تنوع، حتماً در مواردی که سازمان قوی و ضعیف است، معیارهایی را گزارش دهید. به هر روند مثبت یا منفی توجه کنید.

-7نرخ فرسایش

به عبارت ساده تر، فرسایش نرخی است که کارکنان ترک می کنند. برای رسیدن به این نرخ، میزان کارمندانی را که ترک نموده اند برمیانگین تعداد کارمندان در همان زمان جدا کرده و آن را به شکل درصد بیان کنید. یک دیدگاه سالانه از نرخ فرسایش شما نشان می دهد که شرکت شما چقدر در حفظ استعدادها خوب یا بد است، برند و برنامه های شما چقدر جذاب هستند.

-8میانگین هزینه گردش مالی

 همچنین با نرخ فرسایش مرتبط است، میانگین هزینه گردش مالی شما به شما نشان می دهد که از دست دادن یک کارمند چقدر پرهزینه است.

-9رانندگان خروج

 پس از یک سال کار، جالب است بدانید که چه چیزی باعث شد افراد سازمان را ترک کنند. آیا به دلیل حقوق است؟ فرصت های شغلی؟ مدیریت ضعیف؟ محرک های خروج شما روشی موثر برای بررسی تلاش ها و اولویت های منابع انسانی برای سال آینده از نظر استراتژی منابع انسانی شما هستند. این اطلاعات را با آنچه مردم در نظرسنجی های خروج خود به عنوان دلیل ترک نشان می دهند جمع آوری کنید.

معیارهای آموزش و توسعه

هزینه های آموزش و توسعه یکی از اولین هزینه هایی است که در صورت فشار بر بودجه کاهش می یابد.

نقل قول معروف پیتر دراکر درست است، "اگر نمی توانید آن را اندازه گیری کنید، نمی توانید آن را بهبود ببخشید."

به همین دلیل است که گزارش سالانه منابع انسانی شما باید شامل معیارهای آموزشی و توسعه باشد. توانایی کارکنان برای ارتقاء مهارت و یادگیری مجدد در دو سال گذشته اهمیت بیشتری پیدا کرده است، و بنابراین هر چه بیشتر بتوانید نشان دهید که چقدر هزینه شده و نتیجه آن چه بوده است، بهتر است.

معیارهای آموزشی و توسعه زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:

-10هزینه آموزش به ازای هر کارمند

 این یک معیار ساده است که هزینه کل آموزش را بر تعداد کارمندان تقسیم می کند. این می تواند برای یک برنامه خاص یا به عنوان مجموع تمام آموزش های انجام شده در یک سال خاص باشد. می توانید هزینه آموزش هر کارمند را با استانداردهای صنعت یا به عنوان مقایسه سال به سال مقایسه کنید.

ROI-11 آموزش

 ROI آموزش میزان سود یک شرکت از سرمایه گذاری در آموزش را اندازه می گیرد. این معیار مالی بر مزایا و نتایج تجاری نسبت به یک برنامه آموزشی گسترش می‌یابد. با این حال، این یک معیار رضایت از آموزش نیست که نشان دهد کارکنان چقدر از آموزش خوشحال هستند.

معیارهای تعامل

معیارهای تعامل نشانگر میزان انگیزه و ارتباط کارکنان شما هستند. یک کارمند متعهد بهره وری بیشتری دارد و در سطح بالاتری مشارکت می کند.

معیارهای مشارکت زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود لحاظ کنید:

-12شاخص رضایت کارکنان (ESI)

- ESI مجموعه ای از سه سوال است که میزان رضایت کارکنان از شغل خود را اندازه می گیرد. سه سوال عبارتند از:

چقدر از محل کار خود راضی هستید؟

محل کارتان چقدر انتظارهایتان را برآورده می کند؟

محل کار شما چقدر به شغل ایده آل شما نزدیک است؟

به هر سوال کارکنان در مقیاس 1 تا 10 پاسخ داده می شود. برای گزارش سالانه منابع انسانی، نمودارهایی را بر اساس نتایج تقسیم شده بر اساس بخش ها، جمعیت شناسی، مقایسه سال به سال و هر معیار مرتبط دیگر ایجاد کنید.

eNPS-13

احتمالاً یکی از محبوب‌ترین معیارهای HR، امتیاز خالص پروموتر کارکنان (eNPS) است. این معیاری است که با این سوال اندازه گیری می شود: "در مقیاس 1-10، چقدر احتمال دارد که این سازمان را به عنوان مکانی برای کار توصیه کنید؟" یا "بر طبق تجربه خود، چقدر احتمالش هست که سازمان ما را به یک دوست یا همکار سفارش کنید؟"

بیشتر سازمان‌ها این سوال را می‌پرسند، بنابراین مقایسه آن با میانگین‌های صنعتی ایده خوبی است.

معیارهای بهره وری و عملکرد

در نهایت، مهم است که در مورد معیارهای بهره وری و عملکرد گزارش داده شود، که نشان می دهد کارکنان تا چه حد وظایف خود را انجام می دهند.

معیارهای بهره وری و عملکرد زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:

-14 غیبت

 میزان غیبت معیار کلیدی سلامت و رفاه سازمانی است. دانستن میزان دقیق غیبت به شکل گیری مداخلات کمک می کند.

-15سرمایه انسانی ROI (HCROI)

 این یک معیار استراتژیک HR است که ارزشی را که نیروی کار در نتیجه پول صرف شده برای آنها (به عنوان مثال، آموزش و توسعه، پاداش، مدیریت استعداد، استخدام و غیره) اضافه می‌کند، از لحاظ مالی نشان می‌دهد. .). این بازتابی واقعی از ارزش سرمایه انسانی در یک سازمان است.

نحوه تهیه گزارش سالانه منابع انسانی

یک گزارش منابع انسانی غیر تاثیرگذار به سادگی آماری است که در یک صفحه PDF یا Excel گردآوری شده است، بدون اینکه چیز دیگری به آن اضافه شود. با استفاده از داده ها و تجسم در ترکیب با داستان ها و دیدگاه ها، گزارش سالانه منابع انسانی خود را تأثیرگذار کنید. موقع تهیه گزارش سالانه منابع انسانی، موارد زیر را در نظر بگیرید:

1. OKR و KPI را شامل شود

با تأمل در OKRها، KPIها و اهداف تعیین شده توسط منابع انسانی و سازمان در ابتدای سال شروع کنید.

یک خلاصه اجرایی از پیشرفت انجام شده در هر هدف ارائه دهید.

شامل 4 یا 5 نتیجه گیری کلیدی که موضوعی در سراسر گزارش هستند. به عنوان مثال، این ممکن است تغییر قابل توجهی در تعداد افراد یا یک سال موفق به دلیل یک ابتکار رهبری باشد.

2. ذینفعانتان را به یاد داشته باشید

ببینید که گزارش سالانه منابع انسانی را به چه کسی شرح خواهید داد و اطلاعات را بنا با نیازها و علایق آنها تنظیم نمایید. مثال: یک مدیر عامل در مقابل یک مدیر می خواهد معیارهای مختلفی را ببیند

3. با داده ها داستان بگویید

هنگام گزارش دادن از داده های خود از تصاویر بصری استفاده کنید. استفاده از یک طراح را در نظر بگیرید تا تصاویر بصری داستان سرایی داده های خود را حتی هیجان انگیزتر کنید. مثلا، به جای گزارش در مورد eNPS به ازای هر کشور در یک جدول، می شود امتیازات eNPS همه کشورها را  روی نقشه بکشید و از سایه های گوناگون برای نمایش کشورهای با کارکرد بالا یا پایین استفاده نمایید.

شاید مدیریت و کارمندان از گزارش های سنتی و آمارهای پیچیده خسته شده اند. در عوض، اعداد را به روایت‌های متقاعدکننده تبدیل کنید تا عمل کنید.

اطمینان حاصل کنید که داستان‌ها، گزارش‌ها و آمار شما شفاف بوده و برای همه ذینفعان به راحتی قابل درک است، مثلا:

در مقابل ارائه آماری در مورد چگونگی زیادشدن بهره وری کارکنان، داستان فردی را بگویید که از دورکاری استفاده می کند و بهره وری را X% افزایش پیدا کرده است.

تاثیر را نیز لحاظ کنید. توضیح دهید که این کارمند سیستم‌ها و فرآیندهای بهبود یافته‌ای را پیاده‌سازی کرده است که تأثیر مثبتی بر سایر کارمندان تیم خود گذاشته است.

با نشان دادن بسیاری از داستان های موفقیت دیگر درست مانند این کارمند، تصویر بزرگ را به تصویر بکشید.

4. اهداف سال آینده را مشخص کنید

در پایان گزارش، اهداف تجاری برای سال بعد را بررسی کنید و تفکر خود را در مورد چگونگی تعیین اهداف منابع انسانی بر این اساس برجسته کنید.

تعریف کنید که چه چیزی را اندازه گیری خواهید کرد. قبل از تعیین اهداف برای منابع انسانی، با سایر ذینفعان سازمان هماهنگ شوید

5. یک نمای کلی داشبورد ارائه دهید

به ذینفعان کمک کنید تا با کمک داشبورد اولیه در گزارش خود، داده ها را تجزیه و تحلیل، تجسم و تصمیم گیری کنند.

ترجیحاً در یک صفحه ادغام شود چیزی که می توانند برای ارجاع آسان به آن مراجعه کنند.

نتیجه گیری

هنگام انتخاب تاثیرگذارترین معیارها برای گزارش سالانه خود، در نظر بگیرید که سهامداران شما چه کسانی هستند و منابع انسانی چه ارزشی برای اهداف استراتژیک شرکت و رشد شرکت به ارمغان آورده است. گزارش سالانه منابع انسانی فرصتی را برای برجسته کردن مشارکت‌ها، ریسک‌هایی که کسب‌وکار ممکن است در منابع انسانی با آن مواجه باشد و تأثیر کل سرمایه‌گذاری‌های سرمایه انسانی فراهم می‌کند.

برای مشاهده توضیحات نرم افزارهای منابع انسانی و حضور و غیاب و حقوق و دستمزد کلیک کنید.