10 ویژگی برتر یک سیستم مدیریت حضور و غیاب

سیستم مدیریت حضور و غیاب هنر مدیریت حضور و غیاب کارکنان به صورت روزانه است. حضور و غیاب کاملاً به معنای حضور در محل کار است. و مدیر آن را ردیابی می کند.

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر مزایای انعطاف‌پذیری، بهینه‌سازی هزینه و آزادی دسترسی به آن در پلتفرم‌های مختلف را ارائه می‌دهد. و ابزارهای موجود در آنها مورد تقاضای سازمان های مدرن با فناوری است.

حتماً با اصطلاح «سیستم مدیریت حضور و غیاب» آشنایی دارید.

این روزها برای شهرت و سود شرکت شما بسیار حیاتی شده است.

اما اگر تصادفاً با این اصطلاح آشنا نیستید، در اینجا مختصری است

سیستم مدیریت حضور و غیاب چیست؟

سیستم مدیریت حضور و غیاب هنر مدیریت حضور و غیاب کارکنان به صورت روزانه است. حضور و غیاب کاملاً به معنای حضور در محل کار است. و مدیر آن را ردیابی می کند.

هیچ رئیسی هرگز نمی گوید: "من می خواهم کارمندانی را استخدام کنم که دیر می رسند."

این فرآیند جلوگیری از سرقت زمان کارمندان با ردیابی ساعات کاری کارکنان، زمان ورود به سیستم، وقفه ها، زمان مرخصی و غیره است.

سازمان‌ها از روش‌های مختلفی برای ضبط دقیق حضور و غیاب از کارت‌های پانچ و صفحات گسترده گرفته تا دستگاه‌های بیومتریک استفاده می‌کنند.

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر مزایای انعطاف‌پذیری، بهینه‌سازی هزینه و آزادی دسترسی به آن در پلتفرم‌های مختلف را ارائه می‌دهد. و ابزارهای موجود در آنها مورد تقاضای سازمان های مدرن با فناوری است.

مزایای سیستم مدیریت حضور و غیاب

1. دقت معتبر

به طور سنتی حضور و غیاب به صورت دستی ثبت می شد که منجر به خطاها و مشکلات زیادی می شد. به عنوان مثال، بیشتر اوقات کارمندان فراموش می‌کردند که ساعت را وارد کنند یا عمداً با طولانی‌کردن زمان ساعت خود از سیستم سوء استفاده کردند.

سیستم های مدیریت حضور و غیاب خودکار این مسائل را که به خاطر قابلیت اطمینان و سوابق دقیق حضور و غیاب معروف هستند، حذف کرده اند.

آنها داده ها را جمع آوری و وارد می کنند و سوابق حضور و غیاب کارکنان را در زمان واقعی به روز می کنند و احتمال تداخل کارمندان با سیستم ها را کاهش می دهند. آنها حتی اگر کارمندان زودتر از موعد کار خود را انجام دهند و یا بالعکس، شرکت ها را مطلع می کنند.

2. افزایش بهره وری

ردیابی دستی حضور و غیاب کارمندان هنگام محاسبه حقوق می تواند دشوار باشد. آیا می توانید میزان زمانی را که در این کار تلف می کنید تصور کنید؟

از آنجایی که ردیابی دستی شانس بیشتری برای خطا دارد، محاسبه حقوق نیز می تواند در معرض خطاهای حقوق و دستمزد قرار گیرد.

با یک سیستم ردیابی خودکار، می توانید به شدت در زمان و احتمال خطا صرفه جویی کنید. شما می توانید از زمانی که صرفه جویی کرده اید با تلاش در جهت اهداف شرکت خود و افزایش بهره وری آن استفاده کنید.

3. کاهش هزینه

یک سیستم حضور و غیاب مبتنی بر کاغذ می‌تواند منجر به ردیابی نادرست شود و می‌تواند باعث خطای حقوق و دستمزد در طول محاسبه حقوق شود.

نرم افزار با کیفیت بالا تاخیر و غیبت را کاهش می دهد و در نتیجه پول زیادی را پس انداز می کنید که در غیر این صورت به دلیل اشتباهات حقوق و دستمزد از بین می رفت.

همچنین یکی از بزرگترین دلایل زیان مالی که خطاهای انسانی است با این سیستم ها کاهش می یابد.

4. مطابقت قانونی

آیا می دانستید حفظ نتایج نادرست در شرکت، آن را در معرض دعوا و جریمه قرار می دهد؟

بنابراین ردیابی دستی می تواند برای شما دردسرهای زیادی ایجاد کند. نصب یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر، اطمینان حاصل می کند که داده ها را به درستی ثبت می کنید و تمام قوانین مطابق مقررات و قوانین کار را به طور موثر دنبال می کنید.

نشانه هایی که نشان می دهد شرکت شما به سیستم مدیریت حضور و غیاب نیاز دارد

پیگیری حضور و غیاب کارکنان باید یک فرآیند ساده باشد. با این حال، بدون هیچ سیستم مناسب، چندین مشکل ممکن است رخ دهد. با دریافت ایمیل‌ها، پیامک‌ها، تماس‌ها یا بازدیدهای حضوری در برنامه‌های غیرقابل پیش‌بینی منابع انسانی، احتمالاً خطاها بیشتر رخ می‌دهند.

تمام این مسائل خسته کننده مدیریت غیبت را می توان با یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر حذف کرد.

در اینجا چند شاخص کلیدی وجود دارد که بیان می‌کند چرا باید از فرآیندهای مدیریت غیبت قدیمی خود خارج شوید

1. مسائل مربوط به بهره وری در بخش منابع انسانی

این یک مسئولیت کلیدی در حوزه منابع انسانی است، اما اگر تیم منابع انسانی شما ساعت‌ها به ایمیل‌ها، پیام‌ها، یادداشت‌ها یا پست‌های صوتی برای ردیابی و ضبط جزئیات حضور و غیاب می‌پردازد، آنها زمان ارزشمند خود و شرکت شما را تلف می‌کنند.

بخش منابع انسانی دارای چندین شغل مانند آموزش کارمندان، استخدام، تجزیه و تحلیل و غیره است.

اگر آنها ساعات پربار خود را صرف انجام کارهایی می کنند که می توان آنها را با سیستم مدیریت حضور و غیاب جایگزین کرد، این تصمیمی است که باید انتخاب کنید.

2. حداقل ساییدگی

فروش پایین تنها دلیل شکست شرکت شما نیست. فرسودگی کارکنان نیز در 5 مورد اول قرار دارد. غیبت یا تاخیر می تواند نقش مهمی در این امر ایفا کند. بنابراین نرم افزار می تواند به شما هزینه ای بدهد تا آنها را مدیریت کنید و ببینید آنها به طور موثر کار می کنند.

در اینجا یک مقاله مفصل در مورد 7 دلیل وجود دارد که سازمان شما به سیستم مدیریت حضور و غیاب نیاز دارد

ویژگی های سیستم مدیریت حضور و غیاب

1. ساعت ورود و خروج

یکی از ویژگی های بسیار ضروری یک سیستم مدیریت حضور و غیاب، ساعت ورود و خروج است. کارمند شما باید بتواند بموقع ورود کند، زمان‌های استراحت را برنامه‌ریزی کند و سپس در پایان روز ساعت‌های خود را بیرون بیاورد.

این کار را می توان از طریق یک دستگاه بیومتریک یا از طریق برنامه های تلفن همراه در تلفن های آنها انجام داد.

2. مدیریت را ترک کنید

این پایه دیگری است که سیستم مدیریت حضور و غیاب شما باید پوشش دهد. یک روز از دست رفته نباید به طور خودکار به عنوان غایب ثبت شود. درعوض، باید به کارمندان این آزادی داده شود که نیمی از روز را بگذرانند و بر اساس آن انگشت بزنند یا برای مرخصی درخواست دهند.

3. یکپارچه سازی حقوق و دستمزد

اگر یک ادغام حقوق و دستمزد دارید که شرکت شما از آن استفاده می کند، غرامت بر اساس زمانی که سیستم ثبت می کند محاسبه می شود، هر گونه مرخصی یا نیم روز را تطبیق می دهد و روند مدیریت حقوق و دستمزد را تسهیل می کند. یک نرم افزار کاربردی نه تنها حقوق و دستمزد روزانه شما را محاسبه می کند، بلکه از غرامت ساعتی و پرداخت های انعطاف پذیر نیز پشتیبانی می کند.

4. ارتباطات خودکار

هر نرم افزار مدیریت حضور و غیاب باید بتواند به طور منظم با دستگاه های کنترل دسترسی و حضور و غیاب ارتباط برقرار کند، مطلقاً بدون دخالت دستی. دستگاه‌ها ممکن است در مکان‌های جغرافیایی مختلفی قرار داشته باشند و سیستم شما همچنان باید به اندازه کافی مجهز باشد تا بتوانید با آنها ارتباط برقرار کنید.

5. اطلاعیه ها

هر سازمانی باید سیستمی داشته باشد که به روز رسانی و اطلاع رسانی رویدادهای مهم را به آنها بدهد. سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر این امکان را دارد که به‌روزرسانی‌های مهم را به کاربران خود اطلاع دهد (هشدار خودکار).

به عنوان مثال:هنگامی که یک کارمند دیرتر از ساعت مشخص شده ساعت را نشان می دهد، سیستم یک اعلان به مافوق بلافصل ارسال می کند و آنها را از همین موضوع مطلع می کند. هشدارهای خودکار در مورد این ناهنجاری‌ها به مدیران/کارمندان اطلاع می‌دهند و درخواست اقدام فوری می‌کنند.

6. سلف سرویس کارکنان

اگر می خواهید سیستم مدیریت حضور و غیاب شما متمایز باشد، سلف سرویس ویژگی است که باید به دنبال آن باشید. این یک تغییر مطلق بازی است. کارمندان شما دیگر مجبور نیستند در دفتر کار کنند، آنها می توانند حضور خود را علامت گذاری کنند یا با استفاده از یک برنامه یا سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر وب وارد سیستم شوند.

درخواست های ترک، اصلاحات در سوابق حضور و غیاب و هر نوع خود انطباق را می توان بدون دخالت مدیران منابع انسانی انجام داد.

7. یکپارچه سازی تقویم

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب ایده آل را می توان با تقویم های دیجیتالی مانند تقویم گوگل، Outlook و موارد مشابه همگام سازی کرد. این به همه افراد تیم شما کمک می کند تا بدانند چه زمانی در دسترس هستید یا نه. آنها به ویژه برای تیم های راه دور مفید هستند، جایی که می توانید حضور افراد را در حالی که به سادگی تقویم مشترک را بررسی می کنید، بررسی کنید.

8. حضور و غیاب بیومتریک

اگر نیروی کار زیادی در سازمان خود دارید و زمان مشخصی برای ورود و خروج ساعت دارید، ادغام بیومتریک با دستگاه بیومتریک یک ویژگی ضروری است و ویژگی حضور و غیاب بیومتریک تماس مناسبی برای شماست. با استفاده از اثر انگشت یک کارمند خاص روی دستگاه برای مجوز حضور، خطر کلاهبرداری را از بین می برد.

9. تجزیه و تحلیل پیشرفته

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب هوشمند با تجزیه و تحلیل های پیشرفته مجهز شده است که به الگوهای حضور و غیاب کارمندان شما قابل مشاهده است و تصویر واضحی از افرادی که ساعات اضافه کار می کنند به شما ارائه می دهد. چنین تمرینی می‌تواند به شما کمک کند تا با گزارش‌های دقیق حضور و غیاب، کارمندان مولد را به کارکنان غیرمولد متمایز کنید

10. درخواست های کارکنان

درخواست‌های حضور ویژه توسط کارمندان در مواقعی برای تصحیح حضور خود در مواردی که یا فراموش کرده‌اند وارد شوند یا در زمان مناسب از سیستم خارج شوند، یا کارگران میدانی هستند، درخواست می‌شود. پس از تایید حضور توسط مدیر، حضور و غیاب به صورت خودکار در سیستم به روز می شود.

چگونه از سوابق حضور و غیاب برای تصمیمات مدیریت استفاده می شود؟

داده های گزارش از سوابق حضور و غیاب توسط مدیران برای افزایش کارایی در مدیریت کار و دقت در گزارش ها استفاده می شود. این یکی از قدرتمندترین ابزارهای سیستم های ردیابی زمان برای ردیابی حضور و غیاب، پروژه ها، ادغام با حقوق و دستمزد و سایر عوامل مرتبط مستقیم با حضور و غیاب است.

داده های گزارش دقیق به مدیران کمک کرد تا تصمیمات مقرون به صرفه ای برای بهینه سازی نیروی کار یا تعیین بهترین شیوه هایی که در صورت نیاز می تواند دنبال شود، اتخاذ کنند. اگر سازمانی از روش‌های مختلفی برای ثبت حضور و غیاب مانند اثر انگشت بیومتریک، اسکنر، ساعت زمانی، ورود/خروج از وب و غیره پیروی کند، انعطاف‌پذیری و اطمینان در دانستن اینکه هیچ چیزی در مورد حضور و غیاب از دست نمی‌رود وجود دارد.

سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب دیجیتال که داده‌ها را با استفاده از نرم‌افزار ردیابی زمان خودکار می‌کنند، احتمال خطای انسانی یا تکرار خطا را از بین می‌برند.

درعوض، به مدیران این فرصت را می‌دهد تا به کارمندانی که ساعات کار اضافی گذاشته‌اند نگاه کنند، درخواست‌های مرخصی رسمی را در صورت وجود تأیید کنند، پیش‌بینی‌های استخدامی را انجام دهند و تغییر برنامه‌ریزی کنند.

گزارشات و تجزیه و تحلیل داده های جامع به تصمیم گیری صحیح مدیریتی کمک می کند که همیشه برای یک شرکت چیز خوبی است.

چرا باید حضور و غیاب کارمندان را پیگیری کنید؟

شما می توانید تفاوت های زیادی بین محل کار امروزی و یکی از سه دهه پیش ببینید. اما بارزترین تفاوت، سیاست مربوط به ساعات کاری است. ساعات کاری انعطاف پذیر بیش از یک مزیت است و اکنون به یک استاندارد تبدیل شده است.

این یک روند عالی برای کارمندان و شرکت به عنوان یک کل است. کارمندان خسته یا خواب آلود سر کار حاضر نمی شوند، آنها می توانند زمان خود را بهتر مدیریت کنند، کارهای خود را انجام دهند و مطابق با جریان بهره وری طبیعی خود کار کنند. انعطاف پذیری در ساعات کاری کلیدی برای بهبود کیفیت زندگی و تضمین شادی همه است.

اگرچه آزادی کامل کارمندان در مورد زمان و مدت زمان کار ممکن است ایده خوبی به نظر برسد و رضایت شغلی آنها را افزایش دهد، دلایل قانع‌کننده‌ای وجود دارد که حداقل زمان سپری کردن آنها در محل کار را پیگیری می‌کند.

بیایید اکنون به پنج دلیلی که باید حضور کارکنان خود را ردیابی کنید، حتی اگر ساعات کاری انعطاف پذیری دارند، بررسی کنیم.

1. حقوق و دستمزد دقیق

مهم است که در طول زمان حضور داشته باشید. انجام این کار با نرم افزار ورود و خروج کارمندان آسان است. این به شما این امکان را می دهد که کار و زمان اضافی را به کارمندان خود جبران کنید.

2. از مقررات پیروی کنید

انصاف با مراقبت از حضور کارکنان همراه است. این به قوانین و مقررات استخدامی نیز تسری پیدا می کند. بسیاری از کشورهای جهان قوانینی دارند که کارفرمایان را ملزم می کند تا سوابق ساعات کار کارکنان را به عنوان بخشی از ابتکار عملی برای محافظت از کارکنان در برابر بدرفتاری، مانند اضافه کاری بدون جبران، نگه دارند.

3. برنامه پیش بینی

برای سازماندهی برنامه تیم خود باید بدانید که کارکنان چه زمانی به محل کار می آیند. نرم‌افزار ورود و خروج کارمندان دارای یک ویژگی مفید است که به شما امکان را می‌دهد ساعت‌ها را در سطح تیم ببینید. این به شما اطلاع می‌دهد که همه کارمندان چه زمانی حضور دارند، بنابراین می‌توانید مطمئن شوید که تصویر واضحی از افرادی که آنجا هستند دارید، نرم‌افزار زمان‌بندی کارمندان می‌تواند به شما در مدیریت وظایف در برنامه کاری تیمتان کمک کند.

4. مدیریت تیم های راه دور

اگرچه ممکن است به نظر برسد که این قانون در هر شرکتی اعمال نمی شود، بسیاری از آنها حداقل چند روز در ماه به کارمندان از راه دور اجازه می دهند. فرقی نمی‌کند که عضو این گروه هستید یا در یک تیم دائمی از راه دور کار می‌کنید، ایده خوبی است که حضور آنلاین آنها را پیگیری کنید. این انصاف و حقوق و دستمزد مناسب را تضمین می کند.

5. نمایش تلاش ها به مشتریان

ما همچنین به یک مزیت عملی برای داشتن برگه زمانی دقیق و جاری حضور کارکنان اشاره خواهیم کرد. آنها می توانند به عنوان گواهی کار توسط مشتریان شما استفاده شوند. اگر مشتریان شما مدرکی می خواهند که نشان دهد کارمندان شما روی پروژه خود کار می کنند و شما زمان ارائه آن را ندارید، می توانید سوابق حضور و غیاب/ساعت کارمندان خود را از نرم افزار ورود و خروج کارمندان یا ابزار یا منبع دیگری به اشتراک بگذارید. . شما نیازی به انجام کار اضافی یا تدوین گزارش ندارید.

نتیجه

سیستم های مدیریت حضور و غیاب دیجیتال می توانند نحوه مدیریت نیروی کار خود را تغییر دهند. این پلتفرم ها عملکردهای زیادی دارند که برای گردش کار روزانه کارکنان ضروری است. سیستم‌های دیجیتال می‌توانند از خطاهایی که می‌توانند منجر به مشکلات انطباق و سردردهای آخر ماه شوند، جلوگیری کنند.

برای مشاهده توضیحات نرم افزارهای منابع انسانی و حضور و غیاب و حقوق و دستمزد کلیک کنید.