ERP و نقش آن در کسب و کار ما

ERP و نقش آن در کسب و کار ما

با بزرگ شدن اندازه شرکت‌ها، پیچیدگی عملیات و فرآیندها افزایش پیدا می‌کند. از طرفی انجام تحلیل‌های دقیق با روش‌های سنتی، دشوار و زمان‌بر است و نتایج بدست آمده از بررسی‌های دستی، به قدر کافی مطمئن و قابل استناد نخواهند بود. در این شرایط به‌کارگیری یک سیستم ERP برای مدیریت یکپارچه و اتوماتیک فرایندهای سازمان بیش از پیش اهمیت می‌یابد. در این مقاله قصد داریم ERP را تعریف کنیم و به مزایا و ویژگی‌های آن اشاره کنیم.

ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است.

سه مزیت اصلی سیستم ERP چیست؟:

• استفاده از سیستم ERP به کاهش مستقیم و غیرمستقیم هزینه ها می انجامد
• باعث خلق فرصت های افزایش درآمد می شود
• نرم افزار ERP به افزایش اثربخشی کسب و کار کمک می کند.

ویژگی های عمومی نرم افزار های ERP چیست؟

بیشتر سیستم‌های ERP ساختاری ماژولار دارند؛ چنین ساختاری کسب‌و‌کارها را قادر می‌کند تا کار را با ماژول‌های کلیدی آغاز کنند و سپس با افزایش آمادگی، عملکرد خود را توسعه دهند و یا ماژول‌های خاصی که با نیازها و مشخصات صنعت و کسب‌وکارشان تناسب بیشتری دارد به سیستم خود اضافه کنند. سیستم‌های ERP، علاوه بر داشتن یک پایگاه داده اصلی، ویژگی‌ها و ابزارهای مختلفی را برای حسابداری و مدیریت مالی، تدارکات، کنترل زنجیره تامین، مدیریت تولید، مدیریت ارتباط با مشتریان، مدیریت سفارشات و تامین و ارسال سفارشات در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهند. این ابزارها محدود به موارد فوق نیستند و این سیستم‌های پیشرفته‌ی برنامه‌ریزی پیشنهاد‌های مکملی در زمینه‌های تجارت الکترونیک، اتوماسیون خدمات حرفه‌ای و مدیریت منابع انسانی نیز به کسب‌و‌کارها ارائه می‌دهند. سیستم‌های ERP می‌توانند به قابلیت‌هایی برای تحلیل کسب‌و‌کار، هوش تجاری، یکپارچه‌سازی و اتوماسیون گردش کارها مجهز باشند و داشبورد‌هایی برای دسترسی و کنترل ساده‌تر در اختیار مدیران قرار دهند.

چگونه سیستم ERP مناسبی انتخاب کنیم؟

برای آنکه بتوانید نرم‌افزار ERP مناسبی انتخاب کنید، پیش از هر چیز اهداف و انتظارات‌تان را مشخص کنید. البته برای انتخاب و پیاده‌سازی یک سیستم ERP مناسب، بهتر است تمامی کسانی را که در استفاده از سیستم سهیم‌اند و از آن منتفع می‌شوند (و یا در صورت بروز هرگونه مشکلی در سیستم، آسیب می‌بینند)، مشارکت داده شوند. اگر با سیستم ERP آشنایی کافی ندارید، از شرکت‌های ارائه‌دهنده این خدمات بخواهید تا اطلاعات کافی در اختیارتان بگذارند. برای این کار کافی است برای سرویس‌دهنده توضیح دهید که به دنبال چه چیزی هستید و دریابید که آن‌ها چه خدماتی می‌توانند در اختیار شما قرار دهند. در صورت تمایل، برای ارزیابی بهتر گزینه‌های موجود و تدوین درخواستی دقیق برای ارائه به سرویس‌دهنده، می‌توانید از مشاوران و متخصصان این حوزه کمک بگیرید. در فرآیند انتخاب سرویس‌دهنده از میان مجموعه شرکت‌های ارائه‌دهنده ERP، می‌توانید چک لیستی درست کنید و جزییات خواسته‌هایتان درباره مسائلی همچون پشتیبانی فنی، فرآیندهای حل مشکل و هزینه‌ها را مشخص کنید. در ادامه به مواردی اشاره شده است:
1- بازه زمانی: پیاده‌سازی سیستم ERP چه مدت زمان طول خواهد کشید؟ برنامه زمان‌بندی دقیق این مرحله به چه صورت است؟ در مراحل پیاده‌سازی، چه منابعی باید فراهم شود؟ اختلالات عملکردی محدود به چه مواردی هستند و در چه صورت ممکن است با چنین اختلالاتی مواجه شویم؟
2- شخصی‌سازی: تا چه میزان می‌توان سیستم را مطابق نیازها شخصی‌سازی کرد؟ انجام چنین شخصی‌سازی‌هایی چه زمانی ضروری است و چه زمانی می‌توان از ماژول‌ها، گزارش‌ها یا دیگر منابعی که در حال حاضر موجوداند و سرویس‌دهنده برای صنعت و کسب‌وکارهای مشابه ایجاد کرده استفاده کرد؟
3- مدیریت پروژه: سرویس‌دهنده چگونه قرار است این پروژه را مدیریت کند؟ آیا فرد مشخصی رابط با آن شرکت خواهد بود؟ کدام اعضای تیم در فرآیند پیاده‌سازی این سیستم مشارکت خواهند داشت؟ سرویس‌دهنده چگونه در پیگیری و ردیابی روند پیشرفت پروژه کمک خواهد کرد؟ در صورت وجود مشکل چه کسی و در چه بازه زمانی پاسخگو است؟
4- کاربردپذیری: تطبیق پذیری کاربران یکی از اساسی‌ترین قسمت‌های اجرای موفقیت‌آمیز یک سیستم ERP است. برای اینکه بتوان از برآورده شدن این شرط مطمئن شد، باید مشخص شود که کار با این سیستم تا چه اندازه برای کاربران نقش‌های مختلف، آسان و قابل درک است.
5- هزینه‌های اشتراک: در توافقات اشتراک استفاده از این سیستم، ساختار هزینه‌های در نظر گرفته شده به چه شکل است؟ کدام هزینه‌ها را باید پیش‌پرداخت کرد و کدام هزینه‌ها در قالب پرداخت‌های ماهیانه انجام می‌شوند؟ رویکرد در نظرگرفته شده در بندهای قرارداد برای مواردی که نیاز به تغییر این هزینه‌ها باشد چگونه است؟ (مثلا افزایش مصرف یا …)
6- هزینه‌های پروژه: آیا فرآیند پیاده‌سازی سیستم، مستلزم پرداخت هزینه‌های اضافی است؟ چه زمانی ممکن است هزینه‌‌‌های اضافه دیگری برای مشتریان لحاظ شود؟ کدام بخش‌های پروزه مستلزم توجه و اقدام از سوی شرکت است؟
7- انتقال داده‌ها: در مورد انتقال داده‌های موجود چه چیزهایی باید بدانیم؟ آیا سازمان وظیفه دارد همراه شرکت سرویس‌دهنده، به بررسی و حل پیچیدگی‌های انتقال داده‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید، پاکسازی داده‌ها، حذف اضافات و داده‌های منقضی شده و … بپردازد؟
8- به‌روزرسانی و نگهداری: چنانچه پس از پیاده‌سازی ERP، نیاز به ایجاد تغییری بود، باید چه کرد؟ فرآیند اضافه کردن ویژگی‌های جدید، تغییر تعداد کاربران، شخصی‌سازی گزارش‌ها و تغییراتی از این دست به چه صورت است؟ چه تغییراتی را توسط پرسنل شرکت می‌توان اعمال کرد. برای اعمال چه نوع تغییراتی باید از شرکت‌های سرویس‌دهنده، مشاوران و برنامه‌نویسان کمک گرفت؟
9- انعطاف‌پذیری پلتفرم: آیا شرکت سرویس‌دهنده، ابزارهایی برای شخصی‌سازی بیشتر سیستم در اختیار شرکت قرار خواهد داد؟ آیا برنامه‌های کاربردی از پیش ساخته شده‌ای وجود دارند که بتوان با استفاده از آن، امکانات جدیدی به سیستم اضافه کرد؟
10- آموزش: سرویس‌دهنده امکان برخورداری از چه نوع آموزش‌هایی را شامل آموزش‌های حضوری، آموزش از راه دور و یا در اختیار دادن منابع آموزشی مختلف برای شرکت فراهم خواهد کرد؟ دریافت چنین آموزش‌هایی رایگان است یا باید بابت آنها هزینه‌ای اضافی پرداخت شود؟ این آموزش‌ها هر چند‌وقت یکبار به‌روز می‌شوند و تا چه میزان پیشرفته خواهند بود؟